Verbessern Sie Ihre Effizienz: Tipps und Tricks für erfolgreiches Selbstmanagement
Ziele setzen * Prioritäten * Zeitmanagement * Ablenkungen vermeiden * Selbstdisziplin * Proaktivität * Selbstreflexion * Kommunikation * Delegation * Flexibilität
Erreichen Sie Ihre Ziele leichter: Lernen Sie, wie Sie Ihre persönlichen und beruflichen Ziele erreichen können durch die Anwendung von Selbstmanagement-Techniken wie Prioritäten, Zeitplanung und Ablenkungsvermeidung mit unseren Tipps und Tricks.
1. Motivation
Für alles was wir tun oder eben auch nicht tun, brauchen wir eine Triebfeder. Und diese Triebfeder ist die Motivation. Warum tue ich was ich tue? Was treibt mich an? Warum stehe ich morgens auf, gehe ins Büro, die Werkstatt und arbeite angestellt oder selbstständig?
Das Wichtigste im Selbstmanagement ist die Motivation. Den Selbstmanagement ist eben kein Selbstzweck, sondern dient dazu maximal effizient und zielgerichtet an seinen Zielen zu arbeiten.
Motivation ist also nicht nur Voraussetzung, sondern auch die Folge eines jeden erfolgreichen Selbstmanagements.
“Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen.”
Sokrates
Definition Selbstmanagement:
“Der Begriff Selbstmanagement bezeichnet die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Dazu gehören Teilkompetenzen wie zum Beispiel selbständige Motivation, Zielsetzung, Planung, Zeitmanagement, Organisation, Lernfähigkeit und Erfolgskontrolle durch Feedback.
Quelle: Wikipedia
2. Zielsetzung
Sich Ziele zu setzen ist ein wesentlicher Faktor im effektiven Selbstmanagement. Es gibt hierfür verschiedene Methoden. Wir stellen Dir hier einige vor:
SMART-Methode
SMART ist ein Akronym und steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Die SMART-Methode ist wohl die am meisten verbreitete Methode zur Ziel-Erreichung.
Amore-Methode
Wie bei sehr vielen Methoden zur Zielerreichung handelt es sich auch bei AMORE um ein sogenanntes Akronym. Allerdings führt die AMORE Methode bislang ein Nischen-Dasein. Der Betreiber dieses Blogs beispielsweise gehört zu den großen Verfechtern dieser Methode.
AMORE steht für ambitiös, messbar, organisiert, realistisch und echt. Obwohl sehr nischig, möchte ich Ihnen gerne ans Herz legen, dieser Methode eine Chance zu geben.
KPI-Methode
KPI beschreibt eine Methode, die anhand nackter Leistungskennzahlen ein bestimmtes Ziel definiert. Das hat den Vorteil, dass es nur zwei Möglichkeiten gibt. Ziel erreicht oder Ziel nicht erreicht.
Das ganze Drumherum spielt bei KPI keine Rolle. Nichts braucht realistisch, ambitiös oder attraktiv zu sein.
Es zählt alleine das Ziel und nicht der Weg. Das kann ein Vorteil sein, aber jedoch ebenso eine große Schwäche.
Mehr zu KPI bei der Wikipedia.
OKR – Methode (Objectives and Key Results)
Diese Zielsetzungsmethode, welche in den 50er Jahren des letzten Jahrhunderts entwickelt wurde, ist die Methode, welche beispielsweise bei Google angewandt wird.
Die Stärken von OKR liegen darin, dass nicht nur zwischen Ziel erreicht und Ziel nicht erreicht unterschieden wird. Es wird vielmehr nach einem Punkte bzw. Prozentsystem gearbeitet. So ist es beispielsweise möglich ein Ziel zu 80% zu erreichen.
Die KRAFT – Methode
Bei der von Gabriele Müller entwickelten KRAFT Methode haben wir es ebenfalls wieder mit einem Akronym zu tun. KRAFT = Konkret, Realistisch, Attraktiv, Fähigkeit, Termin.
Diese Methode findet häufig bei Coachings zur beruflichen Neuorientierung Anwendung, da hier der F = Fähigkeiten einen höheren Stellenwert bekommt als bei den herkömmlichen Methoden zur Zielerreichung.
Und unzählige weitere Methoden zur Zielerreichung
Es gibt wirklich bestimmt noch Dutzende weitere Methoden:
- Wenn-Dann-Methode
- Dynamische Planung
- Kopfkissen-Methode
- Bilder-Methode
- ALPEN-Methode
Allerdings ist sicherlich SMART Methode das derzeit angesagteste Modell, um erfolgreich seine Ziele zu erreichen.
3. Zeitmanagement
Manage nicht Deine Zeit, sondern manage Dich selbst!
Eigentlich ist der Begriff “Zeitmanagement” etwas irreführend. Du kannst die Zeit nicht managen! Der Tag hat 24 Stunden, 1.440 Minuten beziehungsweise 86.400 Sekunden. Dies gilt für den erfolgreichen Top-Manager genauso wie für den Bettler in der Fußgängerzone. Immer wieder und jeden Tag aufs Neue. Daran können wir nichts ändern.
Was Du allerdings bestimmen kannst, ist Deine Herangehensweise, Deine Organisation, Deine Fähigkeit Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, zu priorisieren, sich die passenden Ziele zu setzen und den Weg zu deren Erreichung zu finden.
Kurz es geht um Selbstmanagement!
Je besser Du Dich selbst managst, desto größer sind Deine Chancen auf persönlichen, beruflichen und finanziellen Erfolg.
Tauche mit uns in die überaus spannende Welt des modernen Selbstmanagements ein. Es wird eine Reise werden, die vielleicht manches in Frage stellen wird, was Du bislang als feststehende Tatsache anerkannt hast.
In diesem Zusammenhang sollte man dann auch die Work-Life Balance erwähnen. Denn es geht beim richtigen Zeitmanagement darum, die für die Arbeit reservierte Zeit so effizient als möglich zu nutzen um für die wichtigen Dinge des Lebens dann die restliche Zeit zur Verfügung zu haben.
3.1 Eisenhower Prinzip oder die Eisenhower Matrix
Diese Methode wird dem amerikanischen Präsidenten Eisenhower zugeschrieben. Kurz geht es dabei jede Aufgabe in einem von 4 Quadranten abzulegen, von wichtig und dringend bis hin zu unwichtig und hat Zeit. Hier ganz kurz die 4 Quadranten der Eisenhower Matrix:
A1 = Wichtig und dringend = sofort selbst erledigen.
A2 = Wichtig, aber nicht dringend = Planen und terminieren.
A3 = Unwichtig, aber dringend = delegieren, outsourcen
A4 = Unwichtig und hat Zeit = Ablage Papierkorb
3.2 Pareto Prinzip – die 80 zu 20 Methode
Perfektion ist toll, aber auch der größte aller denkbaren Zeitdiebe. In der Praxis ist es von daher am Sinnvollsten, nicht bis zur Perfektion zu arbeiten, sondern bereits dann aufzuhören, wenn die Aufgabe zu 80% gut erledigt ist.
Denn für diese 80% des Ergebnisses wird man etwa 20% seiner Zeit benötigen. Die restlichen 20% würden demnach das vierfache der Zeit verbrauchen und meistens wäre ein solches Vorgehen unwirtschaftlich.
3.3 ABC Analyse
Bei der ABC Methode werden sämtliche Aufgaben in drei Klassen eingeteilt:
- A-Aufgaben (wichtig)
- B-Aufgaben (weniger wichtig)
- C-Aufgaben (Routine)
3.4 ALPEN Methode
Die ALPEN-Methode ist ein weiteres der vielen Akronyme aus dem Zeitmanagement. Dabei ist diese Methode durchaus verbreitet.
- Aufgaben definieren
- Länge schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
3.5 Pomodoro Technik
Diese von Francesco Cirillo entwickelte Methode basiert auf dem Pomodoro Timer, welcher häufig in Küchen anzutreffen ist.
Arbeit wird in 25 Minuten-Einheiten aufgeteilt, den sogenannten Pomodori.
Nach 25 Minuten gibt es eine kurze 5-Minuten Pause. Nach 4 Pomodori ist dann eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten fällig.
Die Absicht ist, dass durch kurze, ablenkungsfreie Arbeitszeiten deutlich effizienter gearbeitet werden kann.
3.6 GTD-Methode nach David Allen
Die Getting Things Done Methode nach David Allen ist ein unglaublich mächtiges Werkzeug. Richtig angewandt bringt es das eigene Selbstmanagement auf ein komplett neues Level!
Bekannt ist beispielsweise die dort vorgestellte 2-Minuten Methode.
3.7 Die 10-10-10 Methode
Die 10-10-10 Methode wird häufig auch als Zeitreisenden-Methode bezeichnet. Dabei geht es um die Auswirkung einer Entscheidung in der Zukunft.
- Wie bewerte ich meine Entscheidung in 10 Minuten?
- Was denke ich über meine Entscheidung in 10 Monaten?
- Und wo stehe ich dank meiner Entscheidung in 10 Jahren?
Diese drei Fragen helfen für sich schon bewusstere Entscheidungen zu treffen. Ungünstige Entscheidungen aus dem Bauch heraus sollten hiermit dann zur Vergangenheit gehören.
3.8 Der 60-60-30 Rhythmus
Die 60-60-30 Methode ist verwandt mit der weiter oben bereites erwähnten Pomodoro-Technik. Sie eignet sich für nicht ganz so kleinteilige Aufgaben. Es werden 2,5 Stunden Zeit benötigt, in der man sich vollkommen zurückziehen und ungestört arbeiten kann.
Diese Methode soll zum natürlichen Biorhythmus des Menschen passen.
- 50 Minuten fokussiert arbeiten
- 10 Minuten Pause
- Weitere 50 Minuten arbeiten
- 30 Minuten Pause
Meiner Meinung nach, wird man immer den für sich selbst am besten passenden Rhythmus finden müssen. Ich selbst arbeite manchmal sogar je nach Tagesform und Fitness nach unterschiedlichen Zeitmodellen.
Hier stellen wir die 60-60-30 Methode ausführlich vor.
3.9 Die Zeitfluss-Analyse
Entlarve Deine Zeitdiebe und eliminiere diese! Bei der Zeitfluss-Analyse handelt es sich nicht um eine wirklich eigenständige Methode im Zeitmanagement. Vielmehr geht es hier darum nachzuvollziehen, wieviel Zeit im persönlichen Zeitfluss für unwichtige Dinge aufgewendet wurden. Anschließend gilt es dann die enttarnten Zeitdiebe konsequent zu eliminieren.
3.10 Personal Kanban
Personal Kanban ist ein visuelles Projekt- und Zeitmanagement-System. Entwickelt wurde es aus der “Lean Manufacturing” von Toyota.
Es dient dazu alle Aufgaben zu identifizieren und diese dann optimal abzuarbeiten, ohne das etwas vergessen wird. Dabei werden alle Gebiete abgedeckt. Es bezieht sich also keineswegs nur auf die berufliche oder die Projektebene. Auch wichtige Aufgaben aus dem privaten Bereich werden berücksichtigt und in das Gesamtkonzept integiert.
Grundsatz dieser Methode des Personal Kanban ist die Visualisierung und die Limitierung parallel durchzuführender Arbeiten. In einem späteren Artikel werde ich noch einmal ausführlich auf diese interessante Methode eingehen.
3.11 One Minute To Do List
Hierbei handelt es sich um eine wirklich einfache Methode, seine To Do Listen in Rekordzeit unter Kontrolle zu halten. Dabei werden sämtliche Aufgaben in eine der drei folgenden Kategorien eingeordnet werden.
- Heute wichtig
- Bald (bis in 10 Tagen) wichtig
- Irgendwann man wichtig
Das System ist so schrecklich simpel, dass es schon genial ist. Näheres zu dieser Methode lässt sich auf dem Blog von Michael Linenberger, dem Begründer der One Minute To Do List, nachlesen.
3.12 Verspeise Den Frosch – Eat That Frog
Diese Methode wurde von Brian Tracy, einem meiner absoluten Lieblingsautoren, entwickelt. Kurz gesagt geht es darum, dass man die unangenehmste Aufgabe des Tages zuerst erledigen sollte.
Eat that ugly Frog, verspeise den lebendigen Frosch bevor Du Dich an die angenehmeren Dinge des Tages heranwagst. Oder um es mit Mark Twain auszudrücken: Erledige das Schrecklichste am Morgen und nichts kann Dich mehr schockieren.
3.12 Kaizen – Jeden Tag 1% besser werden
Werde jeden Tag nur ein lumpiges Prozent besser und Dir wird die Zukunft gehören.
Kaizen (改善, gesprochen mit stimmhaftem S; jap. kai „Veränderung, Wandel“, zen „zum Besseren“; „Veränderung zum Besseren“, um den terminus technicus von der umgangssprachlichen Bezeichnung zu unterscheiden häufig auch カイゼン) bezeichnet sowohl eine japanische Philosophie, welche das Streben nach kontinuierlicher und unendlicher Verbesserung verinnerlicht. Schrittweise werden kleinste Einzelverbesserungen durchgeführt, bis am Ende ein schlagender Wettbewerbsvorteil vorhanden ist.
4. Planung
Ziele – Planung – Prioritäten
Ziele setzen, planen, Prioritäten setzen und schnell beginnen – der kleinste gemeinsame Nenner aller erfolgreichen Menschen!
Planung ist das halbe Leben, heißt es nämlich nicht ohne Grund. Die modernen Methoden der Zielerreichung berücksichtigen den Punkt der Planung gleich mit.
Wer sich smarte Ziele setzt, die dazu passenden Prioritäten setzt und alles dann auch noch schnell umsetzt ist gegenüber den planlosen Kollegen unfair im Vorteil.
Selbstmanagement ist keine Geheimlehre
Selbstmanagement ist keine Geheimlehre der Manager, sondern ein effektives Mittel das Maximale aus Deinen Möglichkeiten herauszuholen.
Lebst Du in den Tag oder managst Du schon?
Schon wieder wurdest Du bei einer Beförderung übergangen?
Der Tag ist vorüber und Du bist kein Stück weiter gekommen?
Deine Träume, Deine Ziele sind in weite Ferne gerückt?
Dir fehlt die Idee, ein Plan, wie Du weiter kommst?
Du befindest Dich in Deiner Komfortzone und traust Dich nicht raus?
Dann wird es höchste Zeit Dich mit den Methoden des modernen Selbstmanagements auseinander zu setzen.
5. Der Beginn erfolgreichen Selbstmanagements
Erfolgreiches Selbstmanagement beginnt mit den Zielen
“Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg!”
Lao-Tse, Chinesischer Philosoph
Nichts sabotiert die Persönlichkeitsentwicklung nachhaltiger wie das Fehlen von klar ausformulierten Zielen.
Ziele sind das A und O im effektiven Selbstmanagement.
Nur wenn Du Dein Ziel kennst und schriftlich festhältst, wirst Du den Weg dorthin finden können.
Menschen, die Ihre Ziele schriftlich formulieren und somit verbindlich machen, verdienen im Durchschnitt das zehnfache Geld derer, die dies unterlassen.
- Ziele schriftlich festhalten.
- Im Präsens formulieren.
- Keep it simple and short! – Auch ein acht-jähriges Kind muss Dein Ziel verstehen können.
- Den Weg finden (Planung!)
- Elevator Pitch entwickeln (Erkläre Dein Vorhaben in einer Minute so überzeugend, dass Du Geschäftspartner, Investoren, Kooperationspartner etc. gewinnen und in Deinen Bann ziehen kannst.
- Fang an!
Wie wichtig Ziele im Leben sind, braucht wohl nicht extra erwähnt zu werden. Jedem ist das klar. Jeder weiß das.
Aber dennoch bewegt sich die große Mehrheit erschreckend ziellos durch ihr Leben. Das Ergebnis drückt sich nicht nur in Erfolglosigkeit aus, sondern auch in der beständig steigenden Zahl an psychischen Erkrankungen, wie beispielsweise Depressionen, Burnout und sonstige Fatigue-Symptome.
Warum Selbstmanagement nicht nur etwas für Führungskräfte und Manager ist
Obwohl im Begriff Selbstmanagement der Term “Management” steckt, reden wir hier nicht um eine Methode, die lediglich etwas für Manager, Führungskräfte und Prominente wäre.
Jeder kann von einem zielführenden Selbstmanagement profitieren. Wirklich jeder, ohne Ausnahme. Es hilft uns unser Potenzial auszunutzen und zu besseren Entscheidungen zu kommen.
Denn wer die besseren Entscheidungen trifft, wird erfolgreicher im Beruf, Privatleben und den persönlichen Beziehungen werden.
Kurz: Erfolgreiches Selbstmanagement macht Dich attraktiver für Deine Umgebung!
Mit dem richtigen Mindset und einer zielführenden Organisation ist jederzeit eine Entwicklung vom Tellerwäscher zum Millionär oder von der Putzfrau zum gefeierten Weltstar möglich.
Wann entdeckst Du die wundervolle neue Welt des Selbstmanangements und nutzt Dein volles Potenzial?
Werde zum Manager Deines Lebens, werde zur Führungskraft in Deinem Leben.
Warum Du es Dir nicht leisten kannst, Steven Covey nicht zu kennen
Um es kurz zu machen: Steven Covey war der Papst des modernen Selbstmanagements. Seine “7 Wege zu mehr Effektivität” zähen noch immer zu den unverzichtbaren Standardwerken im modernen Selbstmanagement.
Je mehr von Coveys Prinzipien und Wegen Sie berücksichtigen, desto erfüllter, zufriedener und erfolgreicher wird Ihr Leben aussehen.
Wenn Du das Buch noch nicht besitzt, empfehle ich Dir, es sofort zu bestellen.
Mit über 30 Millionen verkauften Exemplaren zählt Steve Coveys Buch “Die 7 Wege zur Effektivität” zu den erfolgreichsten Wirtschaftsbüchern weltweit.
Und das vollkommen zurecht. Für Hunderttausende Menschen wurde es zum Veränderer des persönlichen Spielstands.
Deswegen empfehle ich Dir dringendst, Dir Stephen Coveys Werk zuzulegen. Verändere Dein Leben und programmieren Dich auf Deinen Erfolg!
Kennst Du die 5 grundlegenden Fähigkeiten im Selbstmanagement, welche Du unbedingt erlernen solltest?
Kein Meister ist jemals vom Himmel gefallen. Auch im Selbstmanagement passiert das nie. Es geht auch nicht, sich nicht selbst zu managen. Wer sich nicht selbst managt, managt seinen Untergang. Irgend etwas wird also immer gemanagt.
Es geht jetzt nur darum, das Leben so zu gestalten und zu organisieren, dass eine Einheit zwischen Zielen und den Wegen hergestellt wird. Konkret bedeutet dies, dass Aufgaben so priorisiert werden sollten, dass diese möglichst kohärent zum den eigenen Zielen sind.
Die fünf Fähigkeiten im Einzelnen
1. Setze Dir eigene, sinnvolle und authentische Ziele. Stelle Dir vor wo Du hin möchtest. Am besten, Du visualisierst Deine Ziele, beispielsweise mit einer Ziel-Collage. Verwechsle niemals Ziele mit Träumen. Ziele haben immer einen Termin, während Träume eben Träume bleiben.
2. Finde Deinen Weg, erstelle Deinen Plan. Wenn Du Dein Ziel hast, gilt es einen Plan zur Umsetzung zu finden. Vielleicht hört sich das schwierig an. Allerdings ist es das meistens gar nicht wirklich. Mit dem festen Ziel vor Augen, wirst Du immer einen Weg finden.
3. Komm in die Puschen – Setze Deinen Plan konsequent um. Glückwunsch! Du hast Dein Ziel und auch einen Weg dorthin entwickelt. Jetzt gilt es, alles daran zu setzen, diesen Plan umzusetzen. Beschäftige Dich nicht mehr mit unwichtigen Dingen, welche Dir den Weg zum Ziel vernebeln. Warte auch nicht auf den idealen Zeitpunkt. Beginne mit der Umsetzung jetzt, gleich und sofort. Die Amerikaner nennen dies die “Speed of Implementation”. Je schneller begonnen wird, desto höher wird die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs.
4. Regelmäßige Kontrolle der Fortschritte und Entwicklungen. Ähnlich einer Wanderung durch das Gebirge, musst Du auch auf der Wanderung zu Ihrem Ziel ständig einen Blick auf die Landkarte werden. “Bin ich noch auf Kurs?”, “Wie weit bin ich bislang vorangekommen?” und “Passt meine Ausrüstung noch?” sollten Deine Fragen lauten. Genauso wie das Ziel messbar sein muss, muss auch jeder Zwischenschritt messbar und bewertbar sein.
5. Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz. Das ist immer ein ganz wichtiger Punkt. Du solltest immer überprüfen, ob, wie und wo Du Deine Vorgehensweise noch optimieren kannst. Es geht um Effizienz und Effektivität. Werde immer besser. Versuchetäglich dieses lumpige eine Prozent besser zu werden. Dann wird niemand, aber absolut niemand Dich auf Deinem Weg aufhalten können.
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