Die Zwei-Minuten-Regel: Erledige die kleinen Aufgaben sofort!
Halte Deine To Do Liste mit der zwei Minuten Regel klein und überschaubar. Eine der wichtigsten Regeln im effektiven Selbstmanagement.
“Es gibt Diebe, die nicht bestraft werden und einem doch das kostbarste stehlen: Die Zeit.”
Napoleon
Was besagt die Zwei-Minuten-Regel?
Erledige alle Aufgaben, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, sofort! Schiebe diese Tasks nicht auf und überfrachte Deine To-Do Liste auch nicht mit diesen Erledigungen.
Was innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, das mache sofort und unmittelbar!
HIntergrund für diese simple und einfache Vorgehensweise ist der Grundgedanke, dass das Notieren, Priorisieren und Eintragen in die To Do Liste mehr Zeit in Anspruch nehmen würde, als die Erledigung dieser Mini-Aufgaben selbst.
Darüber hinaus löst jede bewältigte und abgeschlossene Aufgabe ein Glücksgefühl aus und führt zu einem spürbaren Energiegewinn. Jedes Erfolgserlebnis führt uns besser durch den Tag und erleichtert das erfolgreiche Durchführen der umfangreicheren Aufgaben.
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Anwendungsgebiete für die Zwei-Minuten-Regel
Täglich stellen sich uns neben den großen Aufgaben jede Menge an überschaubaren kleinen Teilaufgaben. Die Zwei-Minuten-Regel kümmert sich um die Mikroaufgaben, die in spätestens 120 Sekunden abgearbeitet sind.
Beispielhaft ein paar Anwendungen, die Sie unbedingt sofort erledigen oder aber sofort eliminieren sollten.
Es lassen sich im täglichen Ablauf problemlos Dutzende solcher Aufgaben finden, bei denen es besser ist, diese unverzüglich zu erledigen und nicht auf die lange Bank zu schieben.
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Der größte Zeitfresser E-Mail und wie die 2-Minuten-Regel Ihnen dabei hilft, dieses Monster zu bändigen
45 Male schauen wir jeden Tag in unser Mailpostfach
Wussten Sie, dass der durchschnittliche Mensch täglich etwa 45 Male sein Email-Konto checkt?
Was für eine unglaubliche Zeitverschwendung das doch ist. Rechnen wir nur konservativ mit 20 Sekunden je E-Mail-Check, sprechen wir bereits über 15 Minuten am Tag.
Nicht viel?
Im Monat kommen wir schon auf 7 bis 8 Stunden Zeit, die nur für unnötiges Überprüfen der Mails verloren geht. Das ist ein kompletter Arbeitstag.
Was könnte man mit dieser Zeit, sinnvoll genutzt, nicht alles anstellen?
Und Sie haben die Mails nur gesichtet und noch keine Aktion getätigt: Keine Mails wurden beantwortet und keine Mails wurden weiter delegiert oder gar eliminiert.
Wussten Sie, dass der durchschnittliche Mensch täglich etwa 45 Male sein Email-Konto checkt?
Was für eine unglaubliche Zeitverschwendung das doch ist. Rechnen wir nur konservativ mit 20 Sekunden je E-Mail-Check, sprechen wir bereits über 15 Minuten am Tag.
Nicht viel?
Im Monat kommen wir schon auf 7 bis 8 Stunden Zeit, die nur für unnötiges Überprüfen der Mails verloren geht. Das ist ein kompletter Arbeitstag.
Was könnte man mit dieser Zeit, sinnvoll genutzt, nicht alles anstellen?
Und Sie haben die Mails nur gesichtet und noch keine Aktion getätigt: Keine Mails wurden beantwortet und keine Mails wurden weiter delegiert oder gar eliminiert.
Es macht deswegen also keinen Sinn, zu oft in sein E-Mail-Postfach zu sehen. Ein bis maximal zweimal am Tag ist in aller Regel komplett ausreichend.
Hierfür würde ich dann auch immer ein 20 bis 30 Minuten Zeitfenster einplanen.
Checken Sie Ihre Mails maximal 2 mal am Tag und nehmen Sie erforderliche Handlungen sofort vor
Am besten bietet sich einmal vormittags und einmal abends an. Ich selbst checke meine Emails nur ein einziges Mal am Tag am Abend.
Die erste Handlung ist allen Spam und alle Newsletter, die mich nicht interessieren unbesehen zu löschen. Dann kommen die Newsletter dran, die ich vielleicht später mal lesen möchte. Diese gehen ebenso ungelesen in den Newsletter/Werbung-Ordner.
Danach sollten nur noch Mails vorhanden sein, die in irgendeiner Form eine Reaktion von mir erfordern.
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