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ALPEN-METHODE – Tagesplan in wenigen Minuten erstellen.

Die Alpen-Methode ist eine der beliebtesten Methoden im Zeitmanagement / Selbstmanagement. Du brauchst jeden Tag nur wenige Minuten Planungszeit und Du sparst Stunden in der Ausführung auch komplexer Aufgaben.
Wir stellen Dir die ALPEN-Methode im Folgenden ausführlich vor.

Die Definition der Alpen-Methode

ALPEN ist ein Akronym. Das bedeutet aus den Anfangsbuchstaben von mehreren Worten wird ein Kunstwort (Alpen-Methode) gebildet. Dabei steht:

  • A für Aufgaben notieren,
  • für Länge schätzen,
  • P für Pufferzeiten einplanen,
  • E für Entscheidungen treffen und
  • N für Nachkontrolle.

Neben der SMART-Methode, der Eisenhower-Matrix und dem Pareto-Prinzip gehört die ALPEN-Methode zu den beliebtesten Zeitmanagement-Techniken. 

Es lohnt von daher, sich mit ihr auseinanderzusetzen.

So funktioniert die ALPEN-Methode

Das einfache Grundprinzip dieser Selbstmanagement-Technik ist schnell erklärt. Es geht darum. seine Arbeitsabläufe besser und effizienter zu gestalten.

ALPEN verhilft zu einer optimalen Tagesstruktur und verspricht selbst dann Erfolge, wenn an einem Tag viele Störungen erfolgen sollten. Denn Pufferzeiten, die so etwas ausbügeln können, sind fester Bestandteil.

Doch schauen wir uns die einzelnen Schritte von ALPEN einmal etwas genauer an.

A = Aufgaben notieren

Mit diesem Schritt beginnt der Tag mit der ALPEN Methode. Hierfür benötigst Du ca. 5 bis 10 Minuten Zeit. Zuerst schreibst Du alle Aufgaben auf, die anliegen. Du brauchst diese in diesem Arbeitsschritt noch nicht nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit zu sortieren.

Du sammelst einfach erst einmal. Priorisiert wird dann am Ende!

Helfen kann hier die GTD-Methode von Paul Allen.

L = Länge schätzen

Im zweiten Schritt gilt es jetzt die Länge jeder einzelnen Aufgabe zu schätzen. Gerade, wenn man noch neu auf dem Gebiet des Zeit- und Selbstmanagements ist, bereitet dieser Punkt manchmal Schwierigkeiten. 

Mitunter neigen wir manchmal zur Selbstüberschätzung in dem was an einem Tag erreicht werden kann. Manchmal dagegen können wir die Dauer einer Aufgabe eigentlich sehr gut abschätzen. Dafür haben wir dann nicht an die vielen Ablenkungen gedacht, die verhindern, dass wir konzentriert an die Abarbeitung einer Aufgabe gehen können. Wir werden gleich sehen, dass gerade im zuletzt besprochenen Fall die ALPEN-Methode ein wahrer Glücksgriff ist.

P = Pufferzeiten einplanen

Dieser Punkt bei ALPEN ist der ganz große Pluspunkt von dieser Methode. Denn wir wissen alle. Dass wir tatsächlich über einen längeren Zeitraum konzentriert eine Aufgabe abarbeiten können, ist in der Praxis meist ein Wunschtraum. Irgend etwas wird immer passieren, was einen aus dem Workflow reißen kann. Sei es ein Telefonat eines Kunden oder ein Kollege findet sein Tipp-Ex nicht. Der Nachbar kann seine Stereo-Anlage aufdrehen oder der Chef kann um eine kurze Besprechung bitten. 

Auch man selbst hat nicht immer einen gleich guten Tag. An manchen Tagen ist man viel abgelenkter als sonst und verzettelt sich in unnötigen WhatsApp-Nachrichten oder Social Media Aktivitäten. Das ist menschlich und gehört dazu.

Es gibt tausende Dinge, die Dich aus dem Flow werfen können. Damit muss man umgehen können. Schwierig wird es erst dann, wenn man solche Dinge vorher nicht einkalkuliert hat. Denn dann könnte man schnell in einen Arbeitsrückstand geraten, der die Gefahr von Prokrastination rapide erhöht.

Deswegen solltest Du großzügige Pufferzeiten einplanen. Wir empfehlen da mindestens 20% anzusetzen. 

Also wenn Du eine Netto-Arbeitszeit von 6,5 Stunden angesetzt hast, dann plane mindestens 1,5 Stunden Puffer ein. Das lässt Dich insgesamt ruhiger und entspannter an die großen Aufgaben des Tages herangehen.

E = Entscheidungen treffen

Entscheidungen zu treffen ist ganz bestimmt der wichtigste Punkt der ALPEN Methode. Nachdem Du jetzt weißt wieviel Arbeitszeit Dir heute zur Verfügung steht und Du auch Deine Pufferzeiten eingeplant hast, geht es jetzt darum zu priorisieren.

Das heißt: Du musst eine Entscheidung treffen, welche Aufgaben Du erledigst. Gut eignet sich hierfür die ABC-Methode oder auch die Eisenhower-Matrix.

Eventuell kannst Du Aufgaben vertagen, delegieren oder unter Umständen auch ganz streichen. Wichtig ist, dass jetzt nur noch das dasteht, was Du tatsächlich abarbeiten kannst. Und wie gesagt. Bitte vergiss die Pufferzeiten nicht – sonst bedeutet das unter Garantie Überstunden. 

Auf untenstehender Liste (gibt es für kleines Geld bei Amazon) kannst Du alle anstehenden Aufgaben in die jeweils dazugehörigen Quadranten einordnen.

Fange dann unbedingt mit dem wichtigsten Punkt Deiner Liste an. Dann arbeitest Du Dich Punkt für Punkt nach unten. Mache niemals eine unterwertige Aufgabe, solange noch eine höherrangige Aufgabe offen ist. Niemals!

N = Nachkontrolle

Beende Deinen Tag nicht ohne die wichtige Nachkontrolle. Jetzt schaust Du nach, welche Aufgaben Du alle abschließend bearbeiten konntest. Hinter diese Aufgaben setzt Du einen Haken.

Im Idealfall steht hinter jeder notierten Aufgabe jetzt ein Haken. Falls nicht, müssen die unerledigten Dinge für den nächsten Tag notiert werden.

In jenem Fall sollte man auch rekapitulieren, woran es gelegen hat, dass man nicht alles geschafft hat.

Eine umfassende Nachkontrolle dient auch dazu, dass wir jeden Tag besser werden und unser Arbeitspensum besser abschätzen können.

Und genau darum geht es im Selbstmanagement. Die Abläufe so zu optimieren, dass maximale Effizienz erreicht werden kann.

ALPEN-Methode: Die Vorteile

  • Bringt eine klare Struktur in den Tagesablaufplan.
  • Methode ist einfach umzusetzen.
  • Spürt zuverlässig die Zeitdiebe auf hilft diese zu eliminieren.
  • Verhindert das verzetteln. Der Blick bleibt immer auf das Wesentliche gerichtet.
  •  Du lernst NEIN zu sagen! – Das muss man aber können. Sonst wird man jeden Tag mit allen möglichen, meist unwichtigen Aufgaben erschlagen, welche Kollegen und Bekannte an einen herantragen. Beispiel: “Ich kann jetzt nicht, da ich gerade Aufgabe xyz arbeite!”
  • Nachkontrolle verschafft Erfolgserlebnisse. Durch die Nachkontrolle am Ende des Tages kannst Du Dir sofortige Glückserlebnisse verschaffen. Denn jede erfolgreich abgearbeitete Aufgabe ist ein erreichtes Ziel. Haken dahinter und sich selbst belohnen.

ALPEN-Methode: Die Nachteile

  • ALPEN-Methode macht nur dann Sinn, wenn man seine Aufgaben selbst bestimmen und seine Zeit auch selbst einteilen kann. In einem Angestelltenverhältnis ist das häufig jedoch nicht möglich. Dort kann die Firma sowohl Deine Aufgaben, als auch die Zeit festlegen, welche Du für deren Erledigung benötigst.
  • In einem Team musst Du bei der Abschätzung der Zeit noch die Geschwindigkeit der Teammitglieder berücksichtigen. Das erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit. Im Team ist es deswegen sinnvoll, zusätzliche Pufferzeiten auszuweisen.
  • Der Erfolg von ALPEN steht und fällt mit der Fähigkeit der Priorisierung. Nicht überall besteht diese Entscheidungsfreiheit.
  • Wenn einzelne Aufgabenschritte von der Erledigung anderer abhängig sind, ist die Planung nach ALPEN ebenfalls schwierig. Kann aber manchmal gehandelt werden, wenn diese Aufgabe dann hinten angestellt werden kann.

Ein Beispiel für die ALPEN-Methode:

Webdesigner Karl hat sich für heute folgende Aufgaben notiert:

A = Aufgabe notieren

  • Webseite für Kunde A fertigstellen. Deadline heute 16 Uhr.
  • Jour Fix (1 Stunde).
  • Werbekampagne Google Ads fertigstellen.
  • Briefing mit Texter B wegen Betextung der Kundenwebseite (telefonisch).
  • Blogartikel für Blog recherchieren.

L = Länge schätzen

  • Webseite fertigstellen (3 Stunden) – Deadline 16: Uhr
  • Jour Fix (1 Stunde) – Findet um 13:00 Uhr statt (nicht verschiebbar)
  • Werbekampagne fertigstellen (1 Stunde)
  • Briefing Texter (30 Minuten) kann frei gelegt werden.
  • Recherche Blogartikel (1 Stunde)

P = Pufferzeiten

Die Aufgaben würden eine Länge von insgesamt 6,5 Stunden benötigen. Um jedoch ausreichend Puffer zu haben legen wir noch 1,5 Stunden drauf. Damit passt das dann für einen 8 Stunden Arbeitstag.

E = Entscheidungen treffen, Priorisieren

Wir entscheiden uns für ein vereinfachtes Priorisierungsverfahren, der ABC-Methode. Dabei sind A-Aufgaben, diejenigen Aufgaben, die in jedem Fall erledigt werden müssen. Diese versuchen wir so weit wie möglich nach vorne zu verlegen. Denn morgens ist die Aufnahmefähigkeit einfach am höchsten. Unsere veranschlagte Arbeitszeit ist von 8 bis 17 Uhr mit einer Stunde Mittagespause.

A-Aufgaben (müssen unbedingt erledigt werden)

  • Webseite fertigstellen (unbedingte Priorität)
  • Werbekampagne fertigstellen (wir brauchen neue Aufträge, deswegen wichtig und dringend, also auch A)
  • Briefing Texter (für ein neues Webprojekt benötigen wir dringend Texte, Briefing deswegen wichtig. Gerade noch so A)

B-Aufgaben

  • Jour Fix (wichtig, kann aber zur not ausgelassen werden.)

C-Aufgaben

  • Recherche Blogartikel (könnte zur Not delegiert werden).

N = Nachkontrolle

Den Punkt brauchen wir jetzt konkret nicht. Denn dieser würde erst dann anfallen, nachdem unser Beispiel erledigt wäre.

Jetzt haben wir unseren Tagesplan dann fest strukturiert:

  • Arbeitsbeginn 08:00 Uhr
  • Webseite fertigstellen 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr (1 Stunde Pufferzeit inklusive)
  • Mittagspause: 12:00 Uhr – 13:00 Uhr
  • Jour Fix: 13:00 Uhr – 14:00 Uhr (Teilnahme nur dann, wenn Webseite fertig, ansonsten wird an der A-Aufgabe weiter gearbeitet)
  • 14:00 Uhr – 15:30 Uhr: Werbekampagne fertigstellen (Wird nur dann erledigt, wenn Webseite fertig ist und Deadline eingehalten werden kann) – Pufferzeit 30 Minuten
  • 15:30 Uhr – 16:00 Uhr: Briefing Texter
  • 16:00 Uhr – 17:00 Uhr: Recherche Blogartikel
  • 17:00 Uhr – 17:05 Uhr: Nachkontrolle

Das ist jetzt nur einmal ein Beispiel, wie die ALPEN-Methode in der Praxis ablaufen könnte. Wenn Du zu dem Ergebnis gelangst, ALPEN eine Chance zu geben, wirst Du in jedem Fall Deine eigenen Erfahrungen machen.

Mir persönlich sagst sie in jedem Fall mehr zu als die populäre SMART-Methode.

Und wer hat die ALPEN-Methode erfunden?

Nein, die Schweizer waren es diesmal nicht. Die ALPEN Methode wird Prof. Dr. Lothar Seiwert, Speaker und Bestsellerautor, zugeschrieben.

ALPEN-METHODE: Interessantes Video von SevDesk auf YouTube

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