Zeitmanagement - Tipps für mehr Effizienz und Produktivität

Der berühmte Tagesablauf erfolgloser Menschen

Bestimmt kennst Du diese berühmten Tagesabläufe erfolgloser Menschen.

 Morgens aufstehen, Zähne putzen, frisch machen, Kaffee trinken und 2 Zigaretten rauchen. Nebenbei läuft das ARD Frühstücksfernsehen. Jetzt aber schnell noch die Emails checken und schauen wer so Facebook und Instagram ist. Gleich geht es dann los ins Büro bis 17.00 Uhr.

Bist Du abends wieder zu Hause, schaltest Du wieder Deinen Fernseher an, machst Dein Abendbrot - dann noch etwas Whatsappen und Telefonieren mit der besten Freundin.

"I am a Loser"

Schließlich ist dann 22.00 Uhr. So langsam solltest Du doch mal schlafen gehen. Sonst bist Du morgen nicht fit für Deinen Bürojob. Also Abschminken und Schlafen bis der Wecker klingelt. Am nächsten Tag beginnt das Ganze wieder von vorne. Du kommst Dir vor wie bei täglich grüßt das Murmeltier.

Du hast nur 9 Stunden Deiner Zeit mit Arbeit (naja gibs zu, davon warst Du bestimmt noch die Hälfte am Smartphone oder hast mit Kollegen geplauscht) verbracht. Die restlichen 15 Stunden hast Du vertrödelt. Naja, ich bin gnädig und lasse mal die Schlafenszeit und das Essen außen vor. Dann hast Du real 5 Stunden des Tages mit unwichtigen und nicht dringenden Dingen verbracht. An diesem Punkt setzt das moderne Zeitmanagement an.

Wie Zeitmanagement Dir hilft, dem Hamsterrad zu entfliehen

Das obere Beispiel hat deutlich gezeigt, wie schnell wir in ein Zeit-Hamsterrad gelangen können. Daraus zu entfliehen geht nur mit einer Änderung seiner Gewohnheiten. Man sollte nicht einfach nur in den Tag hinein leben. Vielmehr sollte dem Tag eine Struktur gegeben werden. Indem die eigene Zeit sinnvoller und vor allen Dingen produktiver genutzt wird, bleibt am Ende des Tages dann viel mehr Zeit übrig, die Du dann tatsächlich für Deine Belange frei hast.

Hamsterrad

Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg 

Laotse // Chinesischer Philosoph

Ziele setzen im Zeitmanagement

Nutze den Tag und lebe nicht in diesen hinein. Nur wer sich konkrete Ziele setzt, wird seinem Leben einen Sinn verleihen können. Stehst Du vor einer Aufgabe, solltest Du dieser einen Stellenwert zuweisen. Dadurch kannst Du deren Wichtigkeit beurteilen. Ist eine Aufgabe wichtig und sehr dringend, musst Du diese sofort erledigen. Setze Dir aber bereits schon ein Tagesziel. Bis wann willst Du das erledigt haben. Mit Datum und Uhrzeit, um eine Verbindlichkeit herzustellen. Das gleiche gilt für die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben. Oftmals sind das ganz große Aufgaben, ganz große Ziele. Diese großen Tasks sollten immer in kleinere Tasks aufgesplittet werden. So ist immer ein konkretes Teilziel vor Augen, welches Du jeden Tag erreichen möchtest. Auch hier gilt immer genaue Zeit festlegen, bis wann eine Aufgabe erledigt sein muss.


Tagesziele

Für alle wichtigen und dringenden Aufgaben setzt Du Dir am besten realistische Tagesziele. Bis wann möchte ich Aufgabe A erledigt haben (verbindlich mit Uhrzeit)? Das dann auch schriftlich festhalten und abhaken, wenn Du den Task erledigt hast.


Wochenziele

Was muss diese Woche dringend erledigt sein? Eventuell muss bis Freitag die Steuererklärung stehen, weil das Finanzamt Druck macht. Dann wäre das schon einmal Zeil.

Ein Wochenziel könnte auch sein, mindestens 30 Verkaufsgespräche geführt zu haben. Beispiele lassen sich sicherlich genug finden. Wichtig ist immer nur, dass man sein Ziel kennt, schon um nicht zu viel Zeit zu vertrödeln.


Monatsziele

Bei einem Arbeitnehmer könnte das Monatsziel sein, mindestens 150 Stunden gearbeitet zu haben. Ein Monatsziel ist schon ein mittelfristigeres Ziel. Ist es sehr wichtig dieses Ziel zu erreichen, müssen derartige heruntergebrochen in tägliche Teilaufgaben, die abzuarbeiten sind.


Jahresziele

Hierbei handelt es sich bereits um ein langfristiges Ziel. Bei langfristigen Zielen ist es besonders wichtig, diese in lösbare Teilaufgaben zu zerlegen. Will ich beispielsweise mit einem Blog in einem Jahr über 5.000 Euro verdienen, benötige ich einen glasklaren Plan, wie ich dorthin gelange. Sonst wird es schief gehen. Da ich aber dieses Ziel ganz klar ausformuliert habe, werde ich auch einen Weg finden, wie ich das erreiche. Das erste Teilziel könnte lauten "Schreibe 30 Beiträge", ein weiteres wäre vielleicht: "Die ersten 1.000 Besucher auf meinem Blog". Ich denke, Du verstehst was ich meine. Ziele sind wichtig. Und ohne Ziele ist alles nichts und zur Erfolglosigkeit verdammt.

Meilensteine festlegen

Bei den Jahreszielen bin ich schon darauf eingegangen, wie wichtig es ist Meilensteine festzulegen. Meilensteine laufen immer in folgender Form ab. "Bis zum Datum ABC will ich das Ergebnis XYZ erreicht haben". Dabei ist wichtig, dass das Ziel so gelegt ist, dass Du es auch erreichen kannst. Neben der Erreichbarkeit ist ebenso wichtig das Ziel zu formulieren und schriftlich festzuhalten. Schriftlichkeit schafft Verbindlichkeit. Und Verbindlichkeit zwingt uns zu fokussiertem Handeln. Fokussiertes Handeln lässt uns effektiver und schneller das Ziel zu erreichen und setzt uns selbst unter einen positiven Druck.

Prioritäten setzen

Priorisieren ist die wichtigste Kunst im Rahmen des Zeitmanagement. Dazu gehört die Fähigkeit Wichtiges von Unwichtigem und Dringendes von weniger Dringendem zu trennen. Wichtiges und Dringendes wird zu erst erledigt. Der Rest kommt dann später dran, wird weiter delegiert oder komplett eliminiert. 

Aufgaben planen

An anfallende Aufgaben muss strukturiert herangegangen werden. Einfach "Augen zu und durch" mag bei einfachen Tasks vielleicht noch gehen. Bei komplizierten Aufgaben muss jedoch mit Planung herangegangen werden. Oftmals verlangt die Aufgabe, sie in kleinere Teilaufgaben zu splitten. Dann gehört natürlich auch etwas Planung dazu, wann eine Aufgabe durchgeführt werden kann. Ist zur Erledigung einer Aufgabe ein Telefonat mit den USA notwendig, gilt es die Zeitverschiebung zu beachten. Merkt man solche Dinge erst kurz vor knapp, kann alles zu spät und der Erfolg der Aufgabe gefährdet sein.

Erfolg kontrollieren

Die Erfolgskontrolle ist ein ganz entscheidender Punkt. Jedes Ziel und jedes Ziel muss messbar sein. Wenn ich in einem Jahr 5.000 Euro mit Bloggen verdienen möchte, kann ich den Erfolg prima kontrollieren. Anhand des Kontoauszugs oder Umsatzzahlen beispielsweise. Wichtig ist also immer messbare Ziele zu setzen.

Delegieren, Eliminieren, Automatisieren

Das gehört zum großen Gebiet der Priorisierung. Alles was wichtig ist und andere besser oder günstiger als Du können solltest Du abgeben. Es kostet zu viel Zeit. Genau diese Zeit, die Dir dann für die wirklich wichtigen Dinge fehlt. Die ganzen nutzlosen und weder wichtigen noch dringenden Zeitfresser kannst Du getrost komplett eliminieren und auf den Komposthaufen werfen. Automatisiere zusätzlich alle Arbeitsabläufe, die sich sinnvoll automatisieren lassen.

Methoden auswählen

Wähle die richtigen Methoden aus. Die Wahl von ungünstigen Methoden kann sich ungünstig auf das Zeitmanagement auswirken. das gleicht dann ähnlich dem Handwerker, welcher mit Billigwerkzeug aus dem Baumarkt zum Kunden muss. Weder kann er damit gute Arbeit ableisten noch den Kunden zufrieden stellen. Über die Zeit, die er dabei verliert, mag ich gar nicht sprechen. Wenig optimales Zeitmanagement würde ich mal so sagen.

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