Zeitmanagement – Tipps für mehr Effizienz und Produktivität

Zeitmanagement – Tipps für mehr Effizienz und Produktivität

Mit diesen Tipps und Methoden holst auch das maximale aus Deiner Zeit.

Zeitmanagement – oder wer hat an der Uhr gedreht?

Ich glaube niemand von uns ist über den Terminus “Zeitmanagement” so wirklich glücklich. Denn wir können eigentlich alles managen … nur unsere Zeit nicht.

Was wir aber definitiv in der eigenen Hand haben ist die Art und Weise, wie wir die uns zur Verfügung stehende Zeit nutzen. Wer mehr Erfolg haben möchte, muss mehr Struktur und Effizienz in seine Arbeitsabläufe bringen. Hierfür ist das Priorisieren der entscheidende Erfolgsgarant.

Doch lassen wir uns zu erst einmal anschauen, wie die Wikipedia das Zeitmanagement definiert:

“Unter Zeitmanagement (auch Zeitplanung; englisch time management; [-‘mænɪdʒmənt]) versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.” QUELLE: WIKIPEDIA

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Selbstmanagement ist das neue Zeitmanagement

In der modernen Theorie ist bereits fast nicht mehr von Zeitmanagement die Rede. Es wird sehr viel häufiger der umfassendere Terminus “Selbstmanagement” verwendet. Und in der Tat dürfte der Begriff hilfreicher sein, um seine Ziele erfolgreich erreichen zu können. Denn es geht eben nicht nur um Zeit und Produktivität. Es geht vielmehr um ein Gesamtpaket, welches private und berufliche Aufgaben in ein angemessenes Gleichgewicht bringen.

Ich denke, jeder hat bereits von der Work-Life Balance gehört.

Dennoch will ich mich in diesem Beitrag dem Teilgebiet des Zeitmanagements widmen. Denn die dort angewandten Methoden der Priorisierung und der Zielerreichung sind selbstverständlich nach wie vor gültig und wichtig.

Und die Kunst des Zeitmanagements unterscheidet tatsächlich die erfolgreichen Menschen von der Masse der Mitläufer

Hast Du Dich nicht manchmal auch schon gefragt, wie ein bestimmter Vorgesetzter diese Position erreichen konnte? Obwohl er fachlich vielleicht deutlich weniger kann als Du? Dennoch steht er über Dir, obwohl er Dir in keiner Disziplin wirklich Paroli bieten kann?

Hatte er mehr Glück? Hat er mit unfairen Mitteln gekämpft? War Vitamin B im Spiel?

Das kann im Einzelfall durchaus zutreffen. Schaust Du aber genauer hin, wird Dir aber wahrscheinlich auffallen, dass er die Prinzipien des Selbstmanagements und des Zeitmanagements besser verstanden hat, als Du das tatest.

Doch es gibt einen Trost.

Selbstmanagement kann man lernen. Und man besser werden, als jeder, der gerade noch vor uns in der Hierarchiestufe steht. Je besser Du lernst zu Priorisieren, je effektiver Du lernst Deine Ziele zu erreichen und je hartnäckiger Du dabei bleibst und Dich nicht durch Rückschläge aufhalten lässt – desto schneller wirst Du vorankommen.

Und es gibt tatsächlich keine Grenzen, außer denen, welche Du Dir selbst setzt.

Kennst Du den Tageslablauf einer erfolgloser Menschen?

Ich kenne ihn, denn ich war lange genug selbst einer von Ihnen. Wollen wir uns mal einen typischen Tagesablauf anschauen?

Morgens aufstehen, Zähne putzen, frisch machen, Kaffee trinken und 2 Zigaretten rauchen. Nebenbei läuft das ARD Frühstücksfernsehen. Jetzt aber schnell noch die Emails checken und schauen wer so Facebook und Instagram ist. Gleich geht es dann los ins Büro bis 17.00 Uhr.

Bist Du abends wieder zu Hause, schaltest Du wieder Deinen Fernseher an, machst Dein Abendbrot – dann noch etwas Whatsappen und Telefonieren mit der besten Freundin.

Schließlich ist dann 22.00 Uhr. So langsam solltest Du doch mal schlafen gehen. Sonst bist Du morgen nicht fit für Deinen Bürojob. Also Abschminken und Schlafen bis der Wecker klingelt. Am nächsten Tag beginnt das Ganze wieder von vorne. Du kommst Dir vor wie bei täglich grüßt das Murmeltier.

Du hast nur 9 Stunden Deiner Zeit mit Arbeit (naja gibs zu, davon warst Du bestimmt noch die Hälfte am Smartphone oder hast mit Kollegen geplauscht) verbracht. Die restlichen 15 Stunden hast Du vertrödelt. Naja, ich bin gnädig und lasse mal die Schlafenszeit und das Essen außen vor. Dann hast Du real 5 Stunden des Tages mit unwichtigen und nicht dringenden Dingen verbracht. An diesem Punkt setzt das moderne Zeitmanagement an.

Wie Zeitmanagement Dir hilft, dem Hamsterrad zu entfliehen

Das obere Beispiel hat deutlich gezeigt, wie schnell wir in ein Zeit-Hamsterrad gelangen können. Daraus zu entfliehen geht nur mit einer Änderung seiner Gewohnheiten.

Man sollte nicht einfach nur in den Tag hinein leben. Vielmehr sollte dem Tag eine Struktur gegeben werden.

Indem die eigene Zeit sinnvoller und vor allen Dingen produktiver genutzt wird, bleibt am Ende des Tages dann viel mehr Zeit übrig, die Du dann tatsächlich für Deine Belange frei hast.

Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg
Laotse, Chinesischer Philosoph

Ziele setzen im Zeitmanagement

Nutze den Tag und lebe nicht in diesen hinein. Nur wer sich konkrete Ziele setzt, wird seinem Leben einen Sinn verleihen können.

Stehst Du vor einer Aufgabe, solltest Du dieser einen Stellenwert zuweisen. Dadurch kannst Du deren Wichtigkeit beurteilen. Ist eine Aufgabe wichtig und sehr dringend, musst Du diese sofort erledigen.

Setze Dir aber ein Tagesziel. Bis wann willst Du es erledigt haben. Mit Uhrzeit, um eine Verbindlichkeit herzustellen.

Das gleiche gilt für die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben. Oftmals sind das ganz große Aufgaben, ganz große Ziele. Diese großen Tasks sollten immer in kleinere Tasks aufgesplittet werden.

So ist immer ein konkretes Teilziel vor Augen, welches Du jeden Tag erreichen möchtest.

Auch hier gilt immer genaue Zeit festlegen, bis wann eine Aufgabe erledigt sein muss.

Tagesziele

Für alle wichtigen und dringenden Aufgaben setzt Du Dir am besten realistische Tagesziele. Bis wann möchte ich Aufgabe A erledigt haben (verbindlich mit Uhrzeit)? Das dann auch schriftlich festhalten und abhaken, wenn Du den Task erledigt hast.

Wochenziele

Was muss diese Woche dringend erledigt sein? Eventuell muss bis Freitag die Steuererklärung stehen, weil das Finanzamt Druck macht. Dann wäre das schon einmal Zeil.

Ein Wochenziel könnte auch sein, mindestens 30 Verkaufsgespräche geführt zu haben. Beispiele lassen sich sicherlich genug finden. Wichtig ist immer nur, dass man sein Ziel kennt, schon um nicht zu viel Zeit zu vertrödeln.

Monatsziele

Bei einem Arbeitnehmer könnte das Monatsziel sein, mindestens 150 Stunden gearbeitet zu haben. Ein Monatsziel ist schon ein mittelfristigeres Ziel. Ist es sehr wichtig dieses Ziel zu erreichen, müssen derartige heruntergebrochen werden in tägliche Teilaufgaben, die abzuarbeiten sind.

Jahresziele

Hierbei handelt es sich bereits um ein langfristiges Ziel. Bei langfristigen Zielen ist es besonders wichtig, diese in lösbare Teilaufgaben zu zerlegen.

Will ich beispielsweise mit einem Blog in einem Jahr über 5.000 Euro verdienen, benötige ich einen glasklaren Plan, wie ich dorthin gelange. Sonst wird es schief gehen. Da ich aber dieses Ziel ganz klar ausformuliert habe, werde ich auch einen Weg finden, wie ich das erreiche. Das erste Teilziel könnte lauten “Schreibe 30 Beiträge”, ein weiteres wäre vielleicht: “Die ersten 1.000 Besucher auf meinem Blog”.

Ich denke, Du verstehst was ich meine. Ziele sind wichtig. Und ohne Ziele ist alles nichts und zur Erfolglosigkeit verdammt.

Meilensteine festlegen

Bei den Jahreszielen bin ich schon darauf eingegangen, wie wichtig es ist Meilensteine festzulegen. Meilensteine laufen immer in folgender Form ab. “Bis zum Datum ABC will ich das Ergebnis XYZ erreicht haben”. Dabei ist wichtig, dass das Ziel so gelegt ist, dass Du es auch erreichen kannst. Neben der Erreichbarkeit ist ebenso wichtig das Ziel zu formulieren und schriftlich festzuhalten. Schriftlichkeit schafft Verbindlichkeit. Und Verbindlichkeit zwingt uns zu fokussiertem Handeln. Fokussiertes Handeln lässt uns effektiver und schneller das Ziel zu erreichen und setzt uns selbst unter einen positiven Druck.

Prioritäten setzen

Priorisieren ist die wichtigste Kunst im Rahmen des Zeitmanagement. Dazu gehört die Fähigkeit Wichtiges von Unwichtigem und Dringendes von weniger Dringendem zu trennen. Wichtiges und Dringendes wird zu erst erledigt. Der Rest kommt dann später dran, wird weiter delegiert oder komplett eliminiert.

Ein Beispiel für eine Priorisierungs-Methode ist die Eisenhower Matrix.

Aufgaben planen

An anfallende Aufgaben muss strukturiert herangegangen werden. Einfach “Augen zu und durch” mag bei einfachen Tasks vielleicht noch gehen. Bei komplizierten Aufgaben muss jedoch mit Planung herangegangen werden. Oftmals verlangt die Aufgabe, sie in kleinere Teilaufgaben zu splitten.

Dann gehört natürlich auch etwas Planung dazu, wann eine Aufgabe durchgeführt werden kann. Ist zur Erledigung einer Aufgabe ein Telefonat mit den USA notwendig, gilt es die Zeitverschiebung zu beachten. Merkt man solche Dinge erst kurz vor knapp, kann alles zu spät und der Erfolg der Aufgabe gefährdet sein.

Erfolg kontrollieren

Die Erfolgskontrolle ist ein ganz entscheidender Punkt. Jedes Ziel muss messbar sein. Wenn ich in einem Jahr 5.000 Euro mit Bloggen verdienen möchte, kann ich den Erfolg prima kontrollieren. Anhand des Kontoauszugs oder Umsatzzahlen beispielsweise. Wichtig ist also sich immer messbare Ziele zu setzen.

Delegieren, Eliminieren, Automatisieren

Das gehört zum großen Gebiet der Priorisierung. Alles was wichtig ist und andere besser oder günstiger als Du können, solltest Du abgeben. Es kostet zu viel Zeit. Genau diese Zeit, die Dir dann für die wirklich wichtigen Dinge fehlt.

Die ganzen nutzlosen und weder wichtigen noch dringenden Zeitfresser kannst Du getrost komplett eliminieren und auf den Komposthaufen werfen. Automatisiere zusätzlich alle Arbeitsabläufe, die sich sinnvoll automatisieren lassen.

Methoden auswählen

Wähle die richtigen Methoden aus. Die Wahl von ungünstigen Methoden kann sich ungünstig auf das Zeitmanagement auswirken. das gleicht dann ähnlich dem Handwerker, welcher mit Billigwerkzeug aus dem Baumarkt zum Kunden muss. Weder kann er damit gute Arbeit ableisten noch den Kunden zufrieden stellen. Über die Zeit, die er dabei verliert, mag ich gar nicht sprechen. Wenig optimales Zeitmanagement würde ich mal so sagen.

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