Pomodoro-Technik – fokussiert und konzentriert zum Ziel

Produktiver werden mit der Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro Technik handelt es sich um eine einfache Methode im Zeitmanagement. Sie ist besonders für diejenigen geeignet, welche sich gerne verzetteln oder aber aus Angst vor der großen Aufgabe erst gar nicht anfangen.

Erfahre hier die Grundlagen zu dieser interessanten Technik und entscheide dann selbst, ob Du ihr eine Chance gibst

Den Namen verdankt diese Methode übrigens jenen kleinen Pomodoro Timern, von denen Du vielleicht noch einen in der Küche stehen hast.

Falls nicht, kannst Du natürlich auch jeden anderen beliebigen Timer benutzen, zum Beispiel den auf Deinem Smartphone.

Francesco Cirillo und die Geschichte der Pomodoro Technik

Der italienische Unternehmer Francesco Cirillo hatte in seiner Studienzeit ein Problem. Er konnte sich nie so wirklich auf längere Zeit auf eine Aufgabe konzentrieren. Deswegen fing er oftmals diese Aufgaben gar nicht erst an. Oder aber er begann viel zu spät, als es eigentlich bereits zu knapp war, um diese noch zu erledigen.

“Mamma mia”, da muss sich doch mal was ändern. Als er sich dann mal wieder in der Küche seines Studierzimmers seine Spaghetti aufkochte fiel ihm der Pomodoro-Timer neben dem Herd auf, den er immer benutzte, um die Spaghetti genau bissfest aus dem Kochwasser zu nehmen.

“Was gut ist zum Spaghetti-Kochen, muss doch auch gut sein um mein Lernproblem in den Griff zu bekommen”, sagte sich Francesco Cirillo und die Idee der Pomodoro Technik war geboren.

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Die Pomodoro Methode ist prädestiniert für alle, die vor der Erledigung einer großen Aufgabe zurückschrecken

Und in der Tat verbindet die Pomodoro Technik vier Erkenntnisse:

Dauert die Erledigung einer Aufgabe zu lange, wird diese oft gar nicht erst angefangen.
Je kürzer die Zeiteinheit, umso wahrscheinlicher, dass wir uns aufraffen.
Es ist nicht immer die zur Verfügung stehende Zeit entscheidend, sondern vielmehr, wie konzentriert und fokussiert wir eine Angelegenheit angehen.
Auch ein kleiner Schritt in die richtige Richtung bringt uns unserem Ziel weiter.

Die Pomodoro Methode funktioniert dabei nach einem denkbar einfachen Prinzip. “Wenn ich mich nicht für eine mehrstündige Arbeit motivieren kann, wie wäre es mit zuerst einmal 25 Minuten? Und diese 25 Minuten dafür fokussiert und ablenkungsfrei. Danach mache ich eine kleine Pause und es geht mit dem nächsten 25 Minuten Zyklus weiter.

Die Pomodoro-Technik hilft bei folgenden Problem(ch)en

Es sind ja eigentlich in der Praxis immer dieselben Hindernisse und Stolpersteine, die dafür sorgen, dass wir manche Tasks nicht zum Abschluss bringen. Die Pomodoro-Methode sorgt dafür, dass einige Hindernisse einfach aus dem Weg geräumt werden.

Du kannst Dich absolut auf eine einzige Aufgabe konzentrieren.
Sie zwingt Dich zu intensiven und genauen arbeiten.
Ablenkungen werden ausgeschaltet.
Du machst regelmäßige Pausen – kein schnelles Auspowern.
Optimale Ausnutzung des zur Verfügung stehenden Zeitfensters.
Tasks werden abgeschlossen anstelle diese nur zu beginnen.

Und so funktioniert die Pomodoro Technik

Die Pomodoro-Methode besteht aus sogenannten Pomodori. Das ist die Zeiteinheit, welche pro Arbeitsschritt reserviert wird. In der Regel hat sich 25 Minuten etabliert. Du kannst aber durchaus auch mit anderen Zeiteinheiten experimentieren. Bei besonders unangenehmen Aufgaben nehme ich zum Beispiel bis heute ein 15 minütiges Zeitintervall. Je kürzer nämlich ein solches Zeitfenster ist, desto mehr steigt die Chance tatsächlich zu beginnen.

Einem Pomodoro folgt eine Pause von 5 Minuten. Dann wird mit der nächsten Pomodoro Einheit weitergemacht. Insgesamt besteht ein kompletter Pomodoro Zyklus aus 4 einzelnen Pomodori.

Wem das jetzt ein wenig zu kryptisch klingt, für den bringe ich das gleich noch in einer überschaubaren Liste.

Wähle Deine Aufgabe und erstelle eine kleine To Do Liste.
Stelle Deinen Tomaten-Timer auf genau 25 Minuten.
Bearbeite die Aufgabe bis der Timer klingelt.
Dann hakst Du die erste Aufgabe als erledigt ab.
5 Minuten Pause – 1. Zyklus ist beendet
Das wir jetzt insgesamt viermal exakt so gemacht.
Nach dem 4. Zyklus machst Du dann eine Pause von 30 Minuten.

Ohne die letzte Pause dauert ein kompletter Pomodoro-Durchlauf 145 Minuten. Rein netto sind es allerdings nur 115 Minuten, da die letzten 25 Minuten ja Pause sind.

Damit alles funktioniert: gewisse Vorbereitungen solltest Du treffen

Natürlich benötigst Du einige Vorbereitungen, damit Du den maximalen Nutzen aus dieser Methode ziehen kannst.

1. Aufgaben schriftlich fixieren und priorisieren

Alle Aufgaben werden in einer To-Do-Liste erfasst und anschließend priorisiert. Was ist wichtig und dringend und was hat Zeit? Eine gängige Methode zur Priorisierung ist die Eisenhower-Methode.

2. Zeitaufwand abschätzen

Nachdem die Aufgabe fixiert sind, geht es jetzt an das Eingemachte. Der Zeitaufwand muss abgeschätzt werden. Denn Du musst ja wissen, wieviele Pomodori zu deren Erledigung benötigst. Zu Beginn machen solche Abschätzungen oft ein paar Probleme. Denn man ist vielleicht noch nicht so vertraut mit deren Effektivität.

Letztendlich sollte man aber auch immer Parkinson und sein Gesetz im Auge behalten. Denn eine Aufgabe dauert stets so lange, wie Zeit zu deren Erledigung zu Verfügung steht.

Größere Aufgaben solltest Du immer in kleinere Aufgaben zerlegen. Zum Beispiel die Aufgabe einen Bericht für ein Nachrichtenmagazin schreiben:

1. Überschrift ausdenken (1 Pomodoro)
2. Gliederung mit Überschriften (1 Pomodoro)
3. Recherche (4 Pomodori)
4. Schreiben (4 Pomodori)
5. Korrektur (2 Pomodori)

Um diese Aufgabe abzuschließen benötigst Du insgesamt 12 Pomodori. Natürlich musst Du diese nicht am Stück erledigen. Aber Du kannst Dir jetzt einen Zeitplan überlegen, wie Du die einzelnen Pomodori über den Tag verteilst.

3. Das Zeit-Budget festlegen

Das ist ganz entscheidend. Denn während der Pomodoro Zeit darfst und willst Du keinesfalls gestört werden. Reserviere diese Zeit und blocke diese Zeiten in Deinem Kalender.

4. Zuweisung der Aufgaben im Kalender

Es reicht nicht in Deinen Kalender nur “Pomodoro” reinzuschreiben. Besser ist es, die zu erledigende Aufgabe gleich zu benennen, z.B. “Überschriftenstruktur Zeitungsartikel festlegen”.

25 Minuten ablenkungsfrei – geht das überhaupt?

Ich kann Deine Bedenken förmlich spüren. Wie soll das denn praktisch gehen. Im Büro klingelt ständig das Telefon. Und steht das Telefon mal still, will bestimmt ein Kollege, mein Chef oder ein Kunde etwas von mir?

Wie um Himmels Willen soll ich mir 25 Minuten für auch nur einen lächerlichen Pomodoro nehmen. Das geht nicht. Das ist unmöglich.

Ich kann Dich verstehen und weiß selbst, dass der Alltag in Deutschlands Büros exakt so aussieht. Jedoch lässt exakt aus diesem Grund die Produktivität sehr häufig stark zu wünschen übrig.

Wenn Du die Pomodoro-Technik produktiv nutzen möchtest, dann musst Du Dir die Zeit nehmen.

Hänge ein “bitte nicht stören” Schild an die Tür. Stelle das Telefon auf lautlos oder bitte Deine Sekretärin keine Anrufe durchzustellen. Schaffe Dir den Zeit-Korridor und arbeite in Ruhe Deine Pomodori ab.

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Es ist wirklich essentiell wichtig, dass Dich während eines Pomodoro-Zyklus niemand stört! Denn jede Störung bedeutet Ablenkung und Du würdest viel Zeit verlieren, bis Du wieder im Flow bist.

Es drohen auch die Ablenkungen von Innen

Doch sind es beileibe nicht nur die Emails, Telefone, Kollegen, Chefs und Kunden, welche Dich ablenken können. Ein großer Ablenkungsfaktor lauert auch tief in Dir drin.

Gerade wenn man tief im Thema drin ist, kann einem wie ein Blitz aus wolkenlosem Himmel einfallen, dass man noch ein Geschenk für Tante Gertis Geburtstag am Samstag benötigt. Oder Dir fällt auf, dass das Druckerpapier knapp wird oder Du noch schnell einen Termin beim Orthopäden vereinbaren wolltest.

Diese Situationen kennt jeder. Doch darfst Du Dich während einer Pomodoro-Task keinesfalls dazu hinreißen lassen, diesen Versuchungen nachzugeben. Denn Du wärst raus aus dem Arbeitsfluss und die Vorteile von Cirillos Technik wären perdù.

Kleiner Praxistipp: Schreibe diese kurzen Gedankenblitze auf einen Notizzettel und lege diesen dann auch gleich zur Seite. Damit kannst Du später umgehen. Jetzt wird aber am Pomodoro weiter gearbeitet.

Ich selbst arbeite im übrigen sehr gerne und häufig mit der Pomodoro-Technik. Und da ich sehr viele Webprojekte erstelle und verantwortlich betreue, kommt es sehr häufig vor, dass ich während der fokussierten Arbeit, irgendwelche Gedankenblitze bekomme. Die Technik mit den Notizzetteln funktioniert da in der Praxis wirklich gut!

Die Übung macht den Meister auch bei Pomodoro

Die Pomodoro Methode praktiziert man mal nicht eben über Nacht in Perfektion. Vielmehr wird man schon eine gewisse Zeit benötigen, bis man die Methode gewinnbringend beherrscht. Insbesondere wird die Fähigkeit, die Dauer von Tasks richtig einzuschätzen eine große Rolle spielen. Eine weitere erhebliche Rolle spielt natürlich auch, wie effektiv man die Ablenkungen tatsächlich von sich gehalten hat.

Gerade am Anfang Deiner Pomodoro Karriere kann es Sinn machen, sich am Ende des Tages kurz zu notieren was gut geklappt hat und wo Verbesserungspotenzial besteht. Je genauer Du hier Fehlerquellen ausmachen kannst, desto schneller wirst Du diese ausmerzen und immer besser und konzentrierter an Deinen Tasks arbeiten können.

Du musst Deine Pomodoro-Zeit mit allem verteidigen, was Du aufzubieten hast

Das ist wirklich immens wichtig. Denn die größte Bedrohung für den Erfolg dieser Methode ist die Ablenkung. Nichts und niemand darf Dich während dieser Zeit stören. Egal wie dringend ein Anliegen auch sein mag. Denn nahezu keine Aufgabe ist so dringend, dass diese nicht noch 25 Minuten warten könnte.

Alle, die mit Dir zu tun haben müssen wissen, dass Du keinen Spaß verstehst, wenn man Dich während der Pomodoro Intervalle stört. Ganz egal, wer das ist: Deine Kollegen, Dein Chef, Dein Partner, Dein Hund oder der Kaiser von China! Ganz egal.

Denn ein Pomodoro, der unterbrochen wurde ist ein verlorener Pomodoro und darf bei der Tagesabrechnung nicht mit berücksichtigt werden.

Ich wiederhole nochmal in Stichpunkten:

Tür zu!
Bitte nicht stören Schild davor!
Telefon aus bzw. keine Telefonate durchstellen lassen!
Smartphone aus!
Email-Programm aus, Desktop Benachrichtigungen aus!
Musik aus, Fenster zu, wenn Krach draußen!

Doch nicht nur die Pomodoro-Zeit ist heilig – Die Pausen sind Dein persönlicher Vatikan!

Weißt Du was am Anfang mein größtes Problem bei Pomodoro war? Die ersten 25 Minuten verflogen im Nu und ich war fast zu Tode erschrocken, als der Timer mich aus der Arbeit klingelte.

Ich wollte Die Pause gar nicht machen. Ich bin doch gerade im Flow. Warum denn, um Himmels Willen eine Pause. Dann komm ich doch aus dem Fluß und kann mich nachher nicht mehr sofort wieder einfinden.

Allerdings hatte ich schnell eingesehen, dass die kleinen Pausen durchaus ihren Sinn ergeben. Denn macht man diese Pausen ist man wesentlich länger leistungsfähig, als wenn man ohne Pause arbeiten würde.

Und obwohl man es während der Pomodori nicht so wirklich merkt. Aber das 100% fokussierte und konzentrierte Arbeiten strengt durchaus an. Und ohne Pause ist man dann spätestens nach dem fünften oder sechsten Pomodoro ausgebrannt und fertig.

Oftmals war ich dann viele Stunden nicht mehr produktiv einsetzbar. Mit Pausen allerdings umschifft man diese Klippen virtuos und ist lange Zeit zu Höchstleistungen im Stande. Und das ohne, dass man diese Arbeit als anstrengend empfinden würde. Denn alle 25 Minuten gibt es ja eine Pause. Zeit zur Erholung.

Und genau zur Erholung sollte die Pause auch dienen

In der Pause solltest Du also nichts tun, was in irgendeiner Form mit Arbeit zu tun hat. Nicht mal eben kurz die Sekretärin fragen. ob es etwas wichtiges gab.

Du kannst etwa kurz in dich gehen oder auch einen kleinen Spaziergang machen, obwohl ich persönlich die Zeit dafür etwas zu knapp finde. Ich selbst trinke ganz gerne eine Tasse Kaffee oder höre etwas Entspannungsmusik über den Kopfhörer. Ich bin mir sicher, Du wirst eine Methode finden, welche für Dich am besten passt.

Manche stellen auch in der Pause für 5 Minuten den Timer. Ich habe das am Anfang auch gemacht. Mittlerweile ist das für mich nicht mehr notwendig, da ich bereits so auf die 5 Minuten programmiert bin, dass ich dieses Zeitfenster auf wenige Sekunden genau abschätzen kann.

Was Du brauchst, um mit der Pomodoro Methode beginnen zu können

Eigentlich nicht sehr viel. Am Anfang hatte ich tatsächlich diesen klassischen roten Pomodoro Timer aus der Küche genommen. Mit dem hat das auch absolut prima immer funktioniert.

Im Zeitalter von Alexa beauftrage ich Alexa immer mit den Timern. Sie kann zwar die Pomodoro Technik leider nicht, aber die klassischen Timer werden beherrscht. Mit dem Befehl “Alexa, Pomodoro Timer 25 Minuten” kannst Du den Timer aktivieren. Funktioniert absolut Weltklasse. Pünktlich nach 25 Minuten wird Alexa Dich dann wieder jäh aus Deinen Arbeitsträumen reißen. Mit “Alexa Pause Timer 5 Minuten” kommt dann auch Deine Erholung nicht zu kurz.

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Im Internet gibt es auch eine Reihe an Timern und sogar spezialisierten Pomodoro Timern. Ich bin allerdings mit keinen von denen wirklich warm geworden. Manche hatten auch gar nicht zuverlässig funktioniert.

Genauso wenig konnte ich mit den Fokussierungsprogrammen für ablenkungsfreies Arbeiten viel anfangen. Einfach die automatischen Benachrichtigungen abschalten (sind sie bei mir sowieso immer, weil ich sie nervig finde) und gut ist.

Daneben brauchst Du dann nur noch die üblichen Verdächtigen, die sich aber sowieso an Deinem Arbeitsplatz befinden sollten. Ich rede von Papier, Notizzetteln, Stift

Alles Friede, Freude und Eierkuchen oder gibt’s auch Kritik an der Pomodoro-Methode?

Wie bei nahezu allen Zeitmanagement-Methoden hat auch die Pomodoro Methode ihre Anhänger und Gegner. Die Anhänger loben ihre Effizienz., während die Kritiker der Methode ihre Realitäts-Fremdheit vorwerfen.

Es wäre unrealistisch, dass man sich in den modernen Zeiten einfach so mal 25 Minuten von der Außenwelt abschotten könne. Allerdings zieht diese Kritik nicht. Weiter oben habe ich ja bereits dargelegt, wie man sich diese Zeit wirklich in den meisten Fällen reservieren kann.

Ein zweiter Kritikpunkt ist ihre mangelnde Flexibilität. Aber diese Kritik betrifft ausnahmslos jede Methode. Denn bereits im Begriff der Methode steckt deren Inflexibilität. Eine Methode ist eben eine Schablone, die dabei hilft, den Herausforderungen möglichst zielgerichtet und effizient zu begegnen. Nicht mehr, aber eben auch keinesfalls weniger.

Der letzte Kritikpunkt ist der, dass die Pausen einen aus dem Flow reißen würden. Dass man also genau dann unterbrechen muss, wenn man eigentlich am liebsten weiter machen würde.

Dieser Kritikpunkt sollte ernst genommen werden. Und in der Tat ist das imho eine kleine Schwachstelle. Allerdings überwiegt meiner Ansicht nach der Vorteil, dass man mit der Pomodoro Technik, durch deren regelmäßige Pausen, sehr viel länger an einer Aufgabe arbeiten kann. Und durch die klare Fokussierung schafft man in dieser Zeit auch signifikant mehr, als wenn man den täglichen Ablenkungen ausgesetzt ist.

Ich kenne hierzu keine exakten Zahlen. Aber aufgrund eigener Erkenntnis glaube ich , dass die Leistungsfähigkeit um bestimmt 300% steigt, wenn tatsächlich fokussiert, ablenkungsfrei und effizient vorgegangen wird.

Fazit:

Die Pomodoro Methode ist eine der interessantesten Methoden zum fokussierten und ablenkungsfreien Arbeiten. Richtig angewandt, wird Sie bestimmt auch Dir gute Dienste erweisen.

Wann gibst Du der Pomodoro-Technik eine Chance?