Das Pareto Prinzip – Warum Sie nicht perfekt sein sollten!
Wie Sie die Erkenntnisse aus dem 80/20-Pareto-Prinzip für Ihr Selbstmanagement nutzen können.
Das Pareto-Prinzip ist landläufig mehr unter der Vokabel “80/20-Regel” bekannt und hat schon lange den Siegeszug in das moderne Zeitmanagement gefunden. Denn wer beruflich und privat erfolgreich sein möchte, muss effektiv mit seiner kostbarsten Ressource, der Zeit, umgehen können. Perfektion kostet sehr viel Zeit und in den meisten Fällen reicht es, 80% der Perfektion zu erreichen. Dies lässt sich laut Pareto mit 20% der Zeit erreichen. Lesen Sie hier, wie Sie das Pareto-Prinzip zu Ihrem Vorteil anwenden können.
Was ist das Pareto Prinzip?
In aller Kürze besagt das Pareto-Prinzip, dass wir in 20% unserer Zeit 80% einer jeden Aufgabe lösen können. Für die restlichen 20% werden im Umkehrschluss 80% der Zeit benötigt.
Wer Perfektion erreichen möchte, benötigt also ein Vielfaches an Zeit. Allerdings ist Perfektion in den meisten Aufgabenstellungen gar nicht erforderlich. Eine zu 80% erledigte Aufgabe ist in aller Regel hinreichend gut gelöst.
Ein weiterer intensiver Zeiteinsatz nur um die 100% zu erreichen wäre also unökonomisch. Es ist natürlich auch entscheidend, welche 80% einer Aufgabe erledigt werden und welche nicht.
Jede Gesamtaufgabe lässt sich in mehrere Teilaufgaben zerlegen, von denen nicht jede gleich wichtig ist. Ein Auto zum Beispiel, bei dem das Lenkrad fehlt, wäre zwar zu 80% fertig, aber dennoch unbrauchbar. Hier wäre das Pareto Prinzip dann gründlich missverstanden worden.
Kurze Zusammenfassung des Pareto-Prinzips
Vilfredo Pareto (1848 – 1923) war ein bekannter italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe. Ende des 19. Jahrhunderts hat er entdeckt, dass 20% der Italiener 80% des Staatsvermögens besaßen und demzufolge die Banken mit 20% ihrer Zeit 80% ihrer Transaktionen (gemessen am Volumen) erledigten.
Diese Erkenntnisse lassen sich nicht nur auf die Banken des 19. Jahrhunderts begrenzen. Auch heute ist es verblüffend, dass Online-Shops 80% ihres Umsatzes durch Käufe von 20% ihrer Kunden erzielen. Die restlichen 80% der Kunden steuern demnach dann die restlichen 20% des Umsatzes bei.
Auf das Zeitmanagement übertragen lässt sich dann folgendes schließen: Wenn das Pareto Prinzip stimmt, würden wir mit 20% Aufwand ein ähnlich gutes Ergebnis abliefern wie der Perfektionist, der die fünffache Zeit benötigt.
Zeitmanagementmethoden, wie das Eisenhower-Prinzip bauen auf der Pareto-Regel auf. So werden Aufgaben in verschiedene Prioritätsstufen aufgeteilt. Wobei “wichtig und dringend” die höchste Priorität besitzt, während “unwichtig und nicht dringend” die unterste Stufe darstellt.
Diese unwichtigen Aufgaben sollten erst gar nicht angegangen werden.
Unser Tag hat nur 24 Stunden – Es kommt darauf an, wie man diese nutzt
Jeder hat am Tag maximal 24 Stunden zur Verfügung. Davon gehen etwa 8 Stunden an Schlaf ab, 1 Stunde für das Essen und 8 bis 12 Stunden für die Arbeit. So haben wir am Tag noch etwa 3 bis 7 Stunden für eigene Aktivitäten zur Verfügung.
Es hängt jetzt absolut davon ab, wie man diese knappe zur Verfügung stehende Zeit am sinnvollsten nutzt. Und hier gibt es gewaltige Unterschiede zwischen den Mentalitäten.
Die Menschen, welche den kurzfristigen Lustgewinn bevorzugen, werden ihre kostbare Zeit mit Facebook, Instagram, Fernsehen oder ähnlichem verwenden. Wichtigere Dinge wie das Aufräumen oder die Weiterbildung werden zugunsten der kurzzeitigen Lustbefriedigungen häufig vernachlässigt. In wie weit das dem Aufbau der eigenen Persönlichkeit hilft, sei mal dahin gestellt.
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Als im Leben erfolgreich geltende Menschen teilen sich ihren Tag ein. Sie planen und leben strukturierter. Und schaut man sich deren Geschichte genauer an, lässt sich bei den meisten erkennen, dass diese das Pareto Prinzip bewusst oder unbewusst anwenden.
Pareto bedeutet nicht, dass nur sinnvolle Tätigkeiten ausgeführt werden müssen. Nein ganz im Gegenteil. Auch Facebook, Instagram und Co haben ihre Berechtigung. Nur sollten diese Zeitdiebe nicht dazu dienen, notwendige, wichtige und dringende Angelegenheiten auf die lange Bank zu schieben.
Wer bei den wichtigen und dringenden Dingen konsequent das Pareto Prinzip anwendet, wird so viel Zeit sparen, dass noch genug Zeit am Tag für die angenehmen Dinge bleibt.
Pareto-Prinzip: Einige Beispiele
Das Pareto-Prinzip zieht sich tatsächlich durch sämtliche Bereiche des Lebens. Ich möchte nachstehend einige Beispiele aufführen. Wobei verblüfft, dass tatsächlich nahezu alles, auf die 80/20 Regel hinausläuft.
80% des Tages verwenden wir mit unwichtigen Aufgaben, 20% sind wir produktiv. Doch auch in der Produktivphase findet Pareto seine Anwendung. Mit 20% Aufwand erreichen wir 80% des Ergebnisses. Was ist das für eine revolutionäre Erkenntnis? Stimmt Pareto, dann würde das in der letzten Konsequenz bedeuten, dass wir mit minimalem tatsächlichen Aufwand ausreichend gute Resultate abliefern. Wenden wir Pareto konsequent an, hat dies bahnbrechende Veränderungen in unserem Leben zur Folge. Die Work Life Balance könnten wir stark in Richtung Life verändern. Wird die obige Rechnung konsequent durchgeführt, bedeutet dies, dass wir mit einer Stunde Arbeitszeit nahezu Gleiches erreichen, wie andere in 8 Stunden.
Doch lassen Sie mich noch einige weitere Beispiele aufführen:
Pareto im Haushalt:
Pareto im Leben:
Mit 20% des Wortschatzes kann ich jede Konversation bestreiten. Die restlichen 80% interessieren nicht und befinden sich auch nicht in meinem Wortschatz.
Das Pareto Prinzip in persönlichen Beziehungen
Sie sind der Durchschnitt der fünf Personen, mit denen Sie am meisten Zeit verbringen. Sicherlich haben Sie hiervon schon gehört. In das Pareto übersetzt bedeutet das, dass Sie 80% ihrer Zeit mit 20% der Personen Ihres Umfeldes verbringen.
Das macht es umso wichtiger Ihr Umfeld genau anzusehen. Nicht jeder Mensch, mit dem Sie viel Zeit verbringen, will Ihnen Gutes. Es kann sogar Menschen geben, die Ihnen zu viel abfordern ohne dass etwas herumkommen würde.
Auf dem Weg zu einem funktionierenden Selbstmanagement sollten Sie immer Ihre Beziehungen auf den Prüfstand stellen. Vermeiden Sie negative und destruktive Verhaltensmuster.
Das Pareto-Prinzip als wirkungsvolle Waffe im Zeitmanagement
Die Zeit ist die kostbarste Ressource über die wir verfügen. Nicht umsonst nimmt das Thema Zeitmanagement in der beruflichen Praxis einen hohen Stellenwert ein. Doch nicht nur im beruflichen Zusammenhang ist Zeitmanagement wichtig. Auch in der Gestaltung unserer Freizeit macht es sich bezahlt wenn wir achtsam mit dieser wertvollen Ressource umgehen.
Effizienz bedeutet mit möglichst geringem Aufwand den maximalen Erfolg zu erzielen. Und genau hier setzt Zeitmanagement ein. Es muss abgewogen werden, welche Perfektionsstufe erreicht werden muss. Nicht jede Aufgabe muss perfekt gelöst sein. Es reicht wenn diese zu 80% erreicht wird (Pareto).
Beispiel Prüfungsvorbereitung:
Bereitest Du Dich auf eine Prüfung vor, reicht es in der Regel, wenn Du diese Aufgabe zu 80% erledigst. Das Beherrschen dieser 80% reicht Dir in aller Regel um mit der nötigen Ruhe in die Prüfung zu gehen. Das Bestehen wird sicher sein.
Willst Du dagegen die Prüfung mit Auszeichnung bestehen, werden Dir die 80% nicht mehr reichen und Du wirst Perfektion anstreben müssen. Jetzt benötigst Du aber bereits ein Vielfaches an Zeit für die Prüfungsvorbereitung.
Benötigt der Pareto Anhänger vielleicht 1 Stunde pro Tag, wirst Du als Perfektionist 4 Stunden oder mehr pro Tag aufwenden müssen. Perfektion ist und bleibt eben eine zeitaufwendige Angelegenheit.
Beispiel Verfassen von Emails:
Musst Du noch zehn Emails schreiben, dann ist Perfektion zwar schön, aber absolut nicht notwendig. Wer an jeder Email so lange bastelt bis jeder Rechtschreibfehler eliminiert und jede Formulierung geschliffen und gut ist, wird an der Perfektion scheitern.
Kaum ein Leser einer Email wird sich an einem Rechtschreibfehler stören oder eine weniger gelungene Formulierung monieren. Und wenn doch, dann rechtfertigt dies nicht den großen zeitlichen Mehraufwand. Schreibst Du nach dem Pareto Prinzip 10 Emails in 30 Minuten, wirst Du bei der Perfektion mindestens 2 Stunden beschäftigt sein. Was für eine grässliche Zeitverschwendung!
Ganz nebenbei bemerkt lässt sich bei eher meistens weniger wichtigen Erledigungen wie dem Schreiben von Emails die ganz krasse Pareto Methode anwenden das sogenannte 1:51 Prinzip. Mit einem Prozent Deiner Zeit erreichst du 51% des Ergebnisses. Ich selbst wende das 1:51 Prinzip häufig bei den Aufgaben an, die zwar dringend, jedoch nicht wichtig sind. Häufig ist die 1:51 Methode eine Alternative, wenn derartige Aufgaben nicht delegiert werden können.
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Das Pareto-Prinzip – ein Fazit:
Der Drang nach Perfektion ist fatal und führt uns so gut wie immer zielstrebig in die Bredouille. Beginnt man eine Aufgabe erscheint das Ziel fern und die Gefahr der Aufschieberitis steigt beständig an, je nachdem welche Perfektionsstufe angestrebt wird.
Diese Gefahr wird effektvoll durch das Pareto-Prinzip unterbrochen. Ist das Ziel nicht mehr die 100%ige Aufgabenerledigung, reduziert sich mein Zeitaufwand dramatisch. Bereits beim 80:20 Pareto-Prinzip wird nur noch ein Viertel der zur Perfektion notwendigen Zeit benötigt. Dies bedeutet, dass wir 400% effizienter arbeiten können.
Doch nicht nur im beruflichen Leben kann Dir das Pareto Prinzip helfen. Auch das Privatleben und die Freizeit lassen sich so wesentlich besser unter Kontrolle bringen.
Probieren Sie Pareto aus?
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