So funktioniert die ALPEN-Methode

Das einfache Grundprinzip dieser Selbstmanagement-Technik ist schnell erklärt. Es geht darum. seine Arbeitsabläufe besser und effizienter zu gestalten.

ALPEN verhilft zu einer optimalen Tagesstruktur und verspricht selbst dann Erfolge, wenn an einem Tag viele Störungen erfolgen sollten. Denn Pufferzeiten, die so etwas ausbügeln können, sind fester Bestandteil.

Doch schauen wir uns die einzelnen Schritte von ALPEN einmal etwas genauer an.

A = Aufgaben notieren

Mit diesem Schritt beginnt der Tag mit der ALPEN Methode. Hierfür benötigst Du ca. 5 bis 10 Minuten Zeit. Zuerst schreibst Du alle Aufgaben auf, die anliegen. Du brauchst diese in diesem Arbeitsschritt noch nicht nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit zu sortieren.

Du sammelst einfach erst einmal. Priorisiert wird dann am Ende!

Helfen kann hier die GTD-Methode von Paul Allen.

L = Länge schätzen

Im zweiten Schritt gilt es jetzt die Länge jeder einzelnen Aufgabe zu schätzen. Gerade, wenn man noch neu auf dem Gebiet des Zeit- und Selbstmanagements ist, bereitet dieser Punkt manchmal Schwierigkeiten. 

Mitunter neigen wir manchmal zur Selbstüberschätzung in dem was an einem Tag erreicht werden kann. Manchmal dagegen können wir die Dauer einer Aufgabe eigentlich sehr gut abschätzen. Dafür haben wir dann nicht an die vielen Ablenkungen gedacht, die verhindern, dass wir konzentriert an die Abarbeitung einer Aufgabe gehen können. Wir werden gleich sehen, dass gerade im zuletzt besprochenen Fall die ALPEN-Methode ein wahrer Glücksgriff ist.

P = Pufferzeiten einplanen

Dieser Punkt bei ALPEN ist der ganz große Pluspunkt von dieser Methode. Denn wir wissen alle. Dass wir tatsächlich über einen längeren Zeitraum konzentriert eine Aufgabe abarbeiten können, ist in der Praxis meist ein Wunschtraum. Irgend etwas wird immer passieren, was einen aus dem Workflow reißen kann. Sei es ein Telefonat eines Kunden oder ein Kollege findet sein Tipp-Ex nicht. Der Nachbar kann seine Stereo-Anlage aufdrehen oder der Chef kann um eine kurze Besprechung bitten. 

Auch man selbst hat nicht immer einen gleich guten Tag. An manchen Tagen ist man viel abgelenkter als sonst und verzettelt sich in unnötigen WhatsApp-Nachrichten oder Social Media Aktivitäten. Das ist menschlich und gehört dazu.

Es gibt tausende Dinge, die Dich aus dem Flow werfen können. Damit muss man umgehen können. Schwierig wird es erst dann, wenn man solche Dinge vorher nicht einkalkuliert hat. Denn dann könnte man schnell in einen Arbeitsrückstand geraten, der die Gefahr von Prokrastination rapide erhöht.

Deswegen solltest Du großzügige Pufferzeiten einplanen. Wir empfehlen da mindestens 20% anzusetzen. 

Also wenn Du eine Netto-Arbeitszeit von 6,5 Stunden angesetzt hast, dann plane mindestens 1,5 Stunden Puffer ein. Das lässt Dich insgesamt ruhiger und entspannter an die großen Aufgaben des Tages herangehen.

E = Entscheidungen treffen

Entscheidungen zu treffen ist ganz bestimmt der wichtigste Punkt der ALPEN Methode. Nachdem Du jetzt weißt wieviel Arbeitszeit Dir heute zur Verfügung steht und Du auch Deine Pufferzeiten eingeplant hast, geht es jetzt darum zu priorisieren.

Das heißt: Du musst eine Entscheidung treffen, welche Aufgaben Du erledigst. Gut eignet sich hierfür die ABC-Methode oder auch die Eisenhower-Matrix.

Eventuell kannst Du Aufgaben vertagen, delegieren oder unter Umständen auch ganz streichen. Wichtig ist, dass jetzt nur noch das dasteht, was Du tatsächlich abarbeiten kannst. Und wie gesagt. Bitte vergiss die Pufferzeiten nicht – sonst bedeutet das unter Garantie Überstunden. 

Auf untenstehender Liste (gibt es für kleines Geld bei Amazon) kannst Du alle anstehenden Aufgaben in die jeweils dazugehörigen Quadranten einordnen.

Fange dann unbedingt mit dem wichtigsten Punkt Deiner Liste an. Dann arbeitest Du Dich Punkt für Punkt nach unten. Mache niemals eine unterwertige Aufgabe, solange noch eine höherrangige Aufgabe offen ist. Niemals!

N = Nachkontrolle

Beende Deinen Tag nicht ohne die wichtige Nachkontrolle. Jetzt schaust Du nach, welche Aufgaben Du alle abschließend bearbeiten konntest. Hinter diese Aufgaben setzt Du einen Haken.

Im Idealfall steht hinter jeder notierten Aufgabe jetzt ein Haken. Falls nicht, müssen die unerledigten Dinge für den nächsten Tag notiert werden.

In jenem Fall sollte man auch rekapitulieren, woran es gelegen hat, dass man nicht alles geschafft hat.

Eine umfassende Nachkontrolle dient auch dazu, dass wir jeden Tag besser werden und unser Arbeitspensum besser abschätzen können.

Und genau darum geht es im Selbstmanagement. Die Abläufe so zu optimieren, dass maximale Effizienz erreicht werden kann.