Die Eisenhower Matrix – und warum sie bei Aufschiebern so unbeliebt ist!
Die Eisenhower-Matrix ist eine wirkungsvolle Methode zu mehr Effektivität und produktiverem Arbeiten. Mit gutem Recht zählt sie zu den bewährtesten Methoden des Zeitmanagements.
Die Eisenhower Methode hilft beim Priorisieren von Aufgaben, damit nicht zuviel Zeit mit der Bearbeitung von unwichtigen und nicht dringenden Arbeitsprozessen verschwendet wird. Du kannst hier erfahren, wie Du mittels der Eisenhower Matrix Deine Arbeitsleistung vervielfachen kannst.
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Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig
Dwight D. Eisenhower, Präsident der USA (14.10.1890 – 28,02.1969)
Was ist die Eisenhower Matrix?
Schaue Dir einfach kurz die oben stehende Grafik der Eisenhower Matrix an. Bereits auf den ersten Blick wird klar, worum es geht. Sie ist eine simple Methode zur Priorisierung von Aufgaben:
Die Eisenhower Matrix lässt sich sowohl für große, umfangreiche Vorhaben verwenden als auch für die Strukturierung nur eines Tages.
Quadrant A1: Aufgaben, die wichtig UND eilig sind – Prioritätsstufe 1 – sofort erledigen!
Mit diesen Tasks sollten wir uns am meisten beschäftigen. Und was ganz wichtig ist: Alles was dringend und wichtig ist, muss sofort erledigt werden!
Keinesfalls dürfen wir wichtige und dringende Angelegenheiten auf morgen oder irgendwann verschieben. Den Auftrag eines Großkunden zu erledigen, wäre wichtig und auch dringend. Solche wichtigen und dringenden Aufgaben dulden keinerlei Aufschub.
Dein Baby schreit im Nebenzimmer, wäre ein Beispiel aus dem täglichen Bereich. In diesem Falle wäre die Angelegenheit dringend (“sofortige Aktion notwendig”) als auch wichtig (“es könnte ja etwas passiert sein”). Du wirst schnell alles stehen und liegen lassen und Dich sofort um Dein Baby kümmern. Hierbei wirst Du sicherlich keine Sekunde lang überlegt haben. Du hast Deine Prioritäten schlagartig anders gesetzt. Weil es ist klar. Etwas Wichtigeres und Dringenderes gibt es in diesem Moment nicht.
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In den weniger spektakulären Aufgaben verhalten wir uns jedoch leider oft anders. In 3 Tagen ist meine wichtige Abiturprüfung in Englisch. Ich habe mich noch nicht vorbereitet und sollte dies jetzt tun, wenn ich nicht Gefahr laufen möchte durchzufallen. Ich schaue mir noch schnell eine Folge meiner Lieblingsserie an und dann nehme ich mir fest vor mit der Prüfungsvorbereitung zu beginnen.
Wollen wir wetten, dass dies schief gehen wird?
“Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf Morgen” sagt ein altes Sprichwort. Leider unterscheidet das Sprichwort nicht zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dennoch geht dieses Sprichwort der Gefahr der Aufschieberitis auf den Grund.
Sofern von der Aufschieberitis die wichtigen und dringenden Aufgaben betroffen sind, wird es Zeit sich ernsthaft mit Zeitmanagement, dem zielführenden Mindset und eben mit der Eisenhower Matrix zu beschäftigen.
Quadrant A2: Wichtig, aber nicht dringend – Prioritätsstufe 2 – Planen und Delegieren!
Ein Beispiel für eine wichtige, aber (noch!) nicht dringende Aufgabe, wäre beispielsweise die Steuererklärung für die Du noch 3 Monate Zeit hast. Diese ist zwar wichtig, muss aber nicht zwingend heute angegangen werden. Du brauchst diese auch nicht unbedingt selbst erledigen, wenn Du beispielsweise Deinen Steuerberater damit beauftragen kannst.
Ein weiteres Beispiel wäre das Anfangen eines Fitness Programms. Vielleicht hast Du ein paar Pfunde zuviel auf den Rippen und merkst, dass Du beim Treppensteigen manchmal leichtere Probleme bekommst. Dann stehst Du zwar vor einer wichtigen, aber noch nicht dringenden Aufgabe. Jedoch kann auch hier, wenn zuviel prokrastiniert wird, die Angelegenheit sehr schnell dringend werden.
Aufgaben der Prioritätsstufe 2, müssen geplant bzw. delegiert werden. Hier ist es am besten mit festen Deadlines zu arbeiten, die in der nahen Zukunft liegen. Damit wird das Ganze verbindlich und es wird vermieden, dass Du in die Aufschieberitis verfällst.
Quadrant A3: Unwichtig, aber dringend – Prioritätsstufe 3 – Delegieren bzw. Outsourcen
Hierzu können beispielsweise Emails, Telefonate oder Besprechungen zählen, die sehr dringend für die Absender sein können. Für Dich jedoch haben sie keine Dringlichkeitsstufe. Diese Aufgaben lassen sich herrlich abgeben. Dringende Emails oder Telefonate kann Deine Sekretärin genauso gut erledigen. Vielleicht sogar noch besser als Du, weil sie einfach routinierter in diesen Dingen ist.
Schwierig ist oft der psychologische Druck, der mit unwichtigen und dringenden Aufgaben verbunden ist. Deshalb ist es wichtig, sich eine gewisse Härte anzutrainieren. Andere sprechen davon, dass man lernen muss, ein Egoist zu werden.
So weit will ich nicht gehen. Prioritäten zu setzen, hat m.E. mit Egoismus nichts zu tun. Es ist für den persönlichen, wie auch für den privaten unerlässlich, dass Schwerpunkte gesetzt werden. Willst Du Deine Ziele erreichen, solltest Du die wichtigen und dringenden Dinge zuerst erledigen. Ansonsten landest Du schnell in der Prokrastinations- bzw. Konsumfalle.
Quadrant A4: Weder wichtig noch dringend – Prioritätsstufe 4 – Nicht bearbeiten, ab in den Papierkorb!
Ob Du es glaubst oder nicht. Im Quadrant 4 liegt der Hund begraben und dort trennt sich auch die Spreu vom Weizen oder der Erfolgreiche vom Erfolglosen. Mit Tätigkeiten, die wir diesem Quadranten zuordnen können, beschäftigt sich ein guter Teil der Menschen einen Großteil des Tages.
Es ist wirklich unglaublich zu sehen, mit welcher Begeisterung sich Menschen stundenlang unwichtigen und belanglosen Dingen widmen. Würde die gleiche Begeisterung den wichtigen und dringenden Aufgaben zuteil werden, würden viele sowohl beruflich als auch privat auf einem anderen Entwicklungslevel stehen.
Was treibt Menschen dazu, viele Stunden in den sozialen Netzwerken Katzenfotos zu teilen?
Was veranlasst uns dazu, pausenlos das Hartz IV – Trash TV zu konsumieren?
Warum wollen wir lieber jetzt den Großputz starten, wo wir tatsächlich vor einer großen, wichtigen und sehr dringlichen Aufgabe stehen?
Wieso machen wir alles Mögliche, nur nicht das, was wir eigentlich tun sollten?
Die Antwort liegt wie immer in der Schmerzvermeidung. Eine kurzfristige Freude, die real ist, bewerten wir höher als eine große Belohnung in der Zukunft, für die wir jedoch hart arbeiten müssen.
Die Gefahr des Müßiggangs und der exzessiven Beschäftigung mit Dingen, die weder wichtig noch dringend sind, ist tatsächlich riesengroß. Mittels der Eisenhower Methode lässt sich diese Gefahr jedoch auf ein Minimum reduzieren.
Und solange die wirklich wichtigen und dringenden Aufgaben, welche keinen Aufschub dulden, auch erledigt werden, spricht nichts dagegen, sich auch hin und wieder mit sinnfreien Tätigkeiten zu beschäftigen.
Wer war denn dieser ominöse Herr Eisenhower?
Darf ich vorstellen? Dwight D. Eisenhower, genannt “Ike”, 34. Präsident der vereinigten Staaten von Amerika. Seine Amtszeit dauerte von Januar 1953 bis Januar 1961. (Quelle: Wikipedia)
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Es bedarf wenig Vorstellungskraft sich vorzustellen, dass auch bereits in den 50er Jahren das Arbeitspensum eines US-Präsidenten unermesslich war. Sein Schreibtisch dürfte täglich überquillt gewesen sein mit wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten. Ein Präsident wird jeden Tag Dutzende Entscheidungen zu treffen haben. Deswegen erstaunt es nicht, dass gerade der strukturiert denkende “Ike” (hier kommt die militärische Ausbildung zum Tragen), nach einer Methode Ausschau hielt, die ihm bei der Priorisierung unterstützt.
An alle Prokrastinatoren: Die Eisenhower Matrix wird Euer größter Feind werden!
Glaubt mir ich weiß, wovon ich spreche. Jahrzehntelang gehörte ich zu den größten Aufschiebern dieser Republik. Über viele Jahre beschäftigte ich mich nahezu ausschließlich mit Dingen, die weder wichtig noch dringend waren. Das änderte sich dann schlagartig während eines Coachings vor drei Jahren. Hier kam ich das erste Mal im Leben mit Themen wie Zeitmanagement, Persönlichkeitsentwicklung und erfolgsorientiertem Denken in Berührung.
Nahezu schlagartig wurde mir bewusst, wie viel wertvolle Zeit ich im Leben bereits für mehr als unwichtige Dinge verschwendet habe.
Ich lernte Techniken, wie den Elevator Pitch und eben auch die Eisenhower Matrix kennen.
Du darfst mir glauben. Das war mein Life Changer! Sollte Herr G., mein damaliger Dozent jemals den Weg hier auf diesen Blog finden, dann gebührt ihm mein größter Dank!
Die Fähigkeit richtig zu Priorisieren entscheidet tatsächlich darüber, ob wir unsere Ziele erreichen und unsere Vorhaben verwirklichen. Auch wenn viele jetzt vielleicht einwenden mögen, dass die nun über 60 Jahre alte Eisenhower Matrix schon etwas angestaubt sei: Ich kann dem nur entgegnen. Sie ist so aktuell, wie nie zuvor.
Niemals in der Geschichte der Menschheit, waren wir so vielen Ablenkungen ausgesetzt wie heute. Moderne Kommunikationsmedien wie Internet, Smartphones, Social Media und Emails sorgen für eine quasi 24/7 Erreichbarkeit. Diese ständige Erreichbarkeit setzt uns so unter Druck, weil wir meinen auf jeden “Mist” immer unverzüglich und sofort reagieren zu müssen. Der Informations- und Kommunikations-Overkill stellt höhere Anforderungen als dies bei unseren Vätern und Großvätern der Fall war.
Die Wahl geeigneter Methoden zum Zeitmanagement sind deshalb so aktuell wie nie und wahrscheinlich auch so wichtig wie nie.
5 Tipps, wie Du effektiv mit der Eisenhower Matrix arbeiten kannst
1. Mache Dir für den kommenden Tag immer eine To-Do Liste
Manche Ratgeber empfehlen Dir diese Liste morgens zu machen. Ich finde jedoch, dass es besser ist noch 10 Minuten vor dem Schlafengehen die To Do Liste anzugehen. Die leistungsfähige Zeit früh morgens will ich am Besten sofort für die wichtigste und dringendste Aufgabe des Tages aufwenden.
Du kannst ein Blatt Papier nehmen und dieses in 4 Quadrate aufteilen.
1.1 Schreibe in jedes Quadrat die wichtigsten Punkte, die zu erledigen sind
2. Schreibe nicht zu viele Punkte in Deine To Do Liste
Überfordere Dich aber nicht dabei. Mehr als 8 Punkte sollten in keinem Quadrat stehen. In den meisten Fällen wird es ausreichen, sich auf 3 Punkte je Quadrant zu beschränken. Es geht dabei eben nicht darum, möglichst viele Punkte zu sammeln. Es geht vielmehr darum, dass die Punkte, die dastehen auch mit einer hohen Wahrscheinlichkeit abgearbeitet werden können.
Sollten im Verlauf des Tages neue Punkte dazukommen kann die Liste natürlich immer ergänzt werden. Ebenso sind immer Szenarien denkbar, dass Situationen eintreten, die wichtiger und dringender sind, als das, was man gerade macht. Also niemals die To Do Liste als etwas statisches ansehen.
3. Mach nur eine Liste je Tag und trenne dabei beruflich nicht von privat
Diesen Tipp kann ich Dir nur wirklich ans Herz legen. Es gibt Menschen, die verwenden jeden Tag Stunden an Zeit für Ihre To Do Listen. Das Problem dabei ist. Dabei bleibt es dann auch. Denn abgearbeitet wird nichts oder nur sehr wenig.
Zudem umgeht man dann auch die Gefahr, dass man seine Familie zu sehr vernachlässigt. Steht alles auf einer To Do Liste kommt auch alles zu seinem Recht. So lässt sich mit Hilfe der Eisenhower Matrix auch eine passende Life-Work-Balance erreichen.
4. Lass bitte nicht zu, dass Andere Deine Prioritäten bestimmen
Du bestimmst Deine Prioritäten und niemand sonst. Du alleine bestimmst was wichtig und was dringend ist. Viele Menschen scheinen zu sehr auf die Meinung von Dritten Wert zu legen. Nur muss die Ansicht und die Wertigkeit von Dritten nicht unbedingt dem eigenen Wertesystem und den eigenen Zielen entsprechen.
Von daher. Plane am Abend vorher und lege Deine To-Do-Liste fest. Und dann ziehe Dein Ding durch und lasse Dich um Himmels Willen nicht von Dritten beeinflussen.
5. Versuche nichts aufzuschieben
Die Prokrastination gehört zu den größten emotionalen Seuchen des 21. Jahrhunderts. Überforderst Du Dich selbst mit nie zu schaffenden To-Do-Listen, erhöhst Du die Gefahr Dich an der “Aufschieberitis” zu infizieren. Setze Dir realistische Ziele und setze Dir realistische Punkte, wie Du diese erreichen kannst.
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Ich selbst bevorzuge die Hörbuchversion. So ist das Wissen und die Botschaft für mich auf längeren Bahnfahrten ständig verfügbar.
Eisenhower Matrix – Fazit
Die Eisenhower Matrix ist ein mächtiges Zeitmanagement-Tool. Es hilft uns Aufgaben zu priorisieren. So können wir die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zuerst erledigen. Lästige Zeitdiebe werden eliminiert. Durch die Fokussierung und das Setzen von Prioritäten lässt sich schnell eine erhebliche Steigerung der eigenen Effektivität feststellen.
Wir sollten es halten, wie der gute alte “Ike”. Unsere Handlungen nach der Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Und vom obersten Punkt auf der Prioritäten-Liste zum nächst niedrigeren springen. Vorausgesetzt der wichtigste Punkt wurde auch umgesetzt.
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